30-05-2010, 10:56 PM
Maturski, seminarski i diplomski radovi iz menadžmenta.
Poslovni ljudi mnogo vremena provode na sastancima. Ispitivanja pokazuju da se vrijeme provedeno na sastancima kreće do 80 % radnog vremena (u ovo vrijeme je često uključeno i dodatno vrijeme – prekovremeni sati). Sastancima se mogu smatrati bilo koji dogovori udvoje ili manjih grupa, slučajni susreti i telefonski razgovori. Jedan od osnovnih rezultata programa unapređenja sastanaka je značajno skraćivanje vremena trajanja sastanaka. Ako smo aktivni na promoviranju i praktičnim koracima za realizaciju unapređenja sastanaka, činit ćemo svakodnevne pomake za uštedom svog vremena, a također i svojih suradnika, podređenih i ostalih osoba u našem poslovnom okruženju. Vrijeme koje će nam se na taj način "osloboditi" možemo posvetiti drugim poslovnim aktivnostima ili osobnim interesima. Kao i u drugim područjima života tehnologija čini sastanke lakšim i učinkovitijim. Cilj ovog rada je da, u okviru domena jednog seminarskog rada, prikaže uticaj novih tehnologija na organizaciju i vođenje sastanaka. Da bi došli do postavljenog cilja neophodno je podsjetiti se osnovnih definicija pojma sastanka, pojasniti pravila i principe organizovanja sastanka, navesti najčešće greške koje prave učesnici i moderatori sastanaka, te prezentovati primjere dobrih i loših sastanaka.
Sastanci su nezaobilazna životna činjenica, mjesto gdje se razmjenjuju informacije, iznalaze najbolja rješenja i razvijaju kreativne ideje. Oni predstavljaju priliku da se udruže resursi za rješavanje problema, donošenje odluka i planiranje.
Postoji međutim i mišljenje da su sastanci gubljenje vremena. Studija Harvard Review-a: menadžeri u prosjeku provedu 3, 5 sati sedmično na sastancima, sastancima prisustvuje u prosjeku 8 ljudi od kojih svi vjeruju da prisustvo bar troje drugih nije neophodno.
Konsultant James Rice, koji je proučavao sastanke u 100 velikih UK kompanija, procjenjuje da ne više od 1 od 10 efektivno funkcionira.
Ovo podržava drugu studiju koja tvrdi da 90% poslovnih ljudi u UK vjeruje da je polovina vremena koje provedu na sastancima izgubljena.
Često se postavlja pitanje trebaju li nam sastanci? Odgovor je DA, ako pomoći njih možemo: doći do grupnih odluka; pomoći nekom drugom da donese odluku; pružiti savjet; informirati ili dobiti informaciju; podijeliti informaciju; iznijeti neslaganje ili kreirati nove ideje.
Postoji više vrsta sastanaka. Prema broju i vrsti učesnika sastanci se dijela na:
•Konsultacije – utvrđuju se i rješavaju problemi;
•Timski dogovor (kolegij, konzilij) – sastanak stručnjaka u kojem su kratke rasprave i daju se operativni i zadaci;
•Sjednice – temeljita priprema, veći broj učesnika, analiziraju se problemi i iznose mišljenja, materijali se ranije dostavljaju;
•Konferencija, savjetovanje, simpozij, kongres – skup veće grupe ljudi u svrhu rasprave o nekom problemu i donošenja zaključaka;
•Sabor, skupština, konvencija – prikaz aktuelnih problema širem broju ljudi.
Prema načinu rada sastanci se dijela na:
•formalne satanke – propisano je ko prisustvuje, koliko članova;
•neformalne sastanke – nemaju strogo propisana pravila.
Poslovni sastanci su specifični, jer se njima pokreće poslovna aktivnost i traže mogućnosti primjene teorijskih spoznaja u praksi. Vrste poslovnih sastanaka:
•Sastanci stručnog tima (operativno-radni);
•Inicijativni sastanci na početku izrade projekta ili planova;
•Redovni sastanci tokom realizacije projekta;
•Periodični kontrolni sastanci;
•Vanredni sastanci- zbog nastale situacije ili problema;
Poslovni sastanci se sastoje od:
•Priprema za sastanak
•Sastanak
•Analiza sastanka
Unapređenjem sastanaka se stalno analiziraju, potvrđuju i unapređuju aktivnosti za ostvarenje strateških ciljeva organizacije.
Unapređenje sastanaka je osnovni preduvjet za učinkovitost i produktivnost u organizaciji i trajan interes pojedinca u funkciji njegovog osobnog uspjeha i uspjeha organizacije u cjelini.
PRAVILA I PRINCIPI ORGANIZOVANJA SASTANAKA
Prije nego što pređemo na pravila i principe organizovanja sastanaka neophodno je zapitati se, “Da li je sastanak najbolji način za rješavanje ovog pitanja?” Ako je odgovor potvrdan potrebno je izabrati odgovarajuće vrijeme za sastanak i na taj način izbjeći fenomen ljudi koji su fizički prisutni dok su im misli drugdje.
Potrebno je razmotriti davanje roka za kraj sastanka te ga se držati.
Početi sastanak na vrijeme, kontrolirati vrijeme potrošeno na svaku stavku i završiti na vrijeme.
Ponekad su sastanci neuspješni zbog prostora u kome se održavaju. Ovo može biti popravljeno promjenom okruženja, rasporeda sjedenja ili načinom na koji se sastanak vodi. Pristup prostoru, dostupnost opreme te veličina prostora su podjednako važni.
Neophodno je istovremeno razgovarati samo o jednom pitanju i ne dopustiti ljudima da odlutaju od dodirnih tačaka. Ograničiti vrijeme koje svaki govornik ima i ne dopustiti da neko drži monopol nad razgovorom. Ne dozvoliti ljudima da govore stvari koje su već rekli. Dozvoliti i drugima da dođu do riječi. Poštovati tuđe stavove i koristiti otvorena pitanja.
Na karaju ovog pitanja može se izvesti zaključak: Ako se poštuju pravila i protokoli vođenja sastanka i ako je dobro vođen prema ciljevima - sastanak nije gubitak vremena.
Poslovni ljudi mnogo vremena provode na sastancima. Ispitivanja pokazuju da se vrijeme provedeno na sastancima kreće do 80 % radnog vremena (u ovo vrijeme je često uključeno i dodatno vrijeme – prekovremeni sati). Sastancima se mogu smatrati bilo koji dogovori udvoje ili manjih grupa, slučajni susreti i telefonski razgovori. Jedan od osnovnih rezultata programa unapređenja sastanaka je značajno skraćivanje vremena trajanja sastanaka. Ako smo aktivni na promoviranju i praktičnim koracima za realizaciju unapređenja sastanaka, činit ćemo svakodnevne pomake za uštedom svog vremena, a također i svojih suradnika, podređenih i ostalih osoba u našem poslovnom okruženju. Vrijeme koje će nam se na taj način "osloboditi" možemo posvetiti drugim poslovnim aktivnostima ili osobnim interesima. Kao i u drugim područjima života tehnologija čini sastanke lakšim i učinkovitijim. Cilj ovog rada je da, u okviru domena jednog seminarskog rada, prikaže uticaj novih tehnologija na organizaciju i vođenje sastanaka. Da bi došli do postavljenog cilja neophodno je podsjetiti se osnovnih definicija pojma sastanka, pojasniti pravila i principe organizovanja sastanka, navesti najčešće greške koje prave učesnici i moderatori sastanaka, te prezentovati primjere dobrih i loših sastanaka.
Sastanci su nezaobilazna životna činjenica, mjesto gdje se razmjenjuju informacije, iznalaze najbolja rješenja i razvijaju kreativne ideje. Oni predstavljaju priliku da se udruže resursi za rješavanje problema, donošenje odluka i planiranje.
Postoji međutim i mišljenje da su sastanci gubljenje vremena. Studija Harvard Review-a: menadžeri u prosjeku provedu 3, 5 sati sedmično na sastancima, sastancima prisustvuje u prosjeku 8 ljudi od kojih svi vjeruju da prisustvo bar troje drugih nije neophodno.
Konsultant James Rice, koji je proučavao sastanke u 100 velikih UK kompanija, procjenjuje da ne više od 1 od 10 efektivno funkcionira.
Ovo podržava drugu studiju koja tvrdi da 90% poslovnih ljudi u UK vjeruje da je polovina vremena koje provedu na sastancima izgubljena.
Često se postavlja pitanje trebaju li nam sastanci? Odgovor je DA, ako pomoći njih možemo: doći do grupnih odluka; pomoći nekom drugom da donese odluku; pružiti savjet; informirati ili dobiti informaciju; podijeliti informaciju; iznijeti neslaganje ili kreirati nove ideje.
Postoji više vrsta sastanaka. Prema broju i vrsti učesnika sastanci se dijela na:
•Konsultacije – utvrđuju se i rješavaju problemi;
•Timski dogovor (kolegij, konzilij) – sastanak stručnjaka u kojem su kratke rasprave i daju se operativni i zadaci;
•Sjednice – temeljita priprema, veći broj učesnika, analiziraju se problemi i iznose mišljenja, materijali se ranije dostavljaju;
•Konferencija, savjetovanje, simpozij, kongres – skup veće grupe ljudi u svrhu rasprave o nekom problemu i donošenja zaključaka;
•Sabor, skupština, konvencija – prikaz aktuelnih problema širem broju ljudi.
Prema načinu rada sastanci se dijela na:
•formalne satanke – propisano je ko prisustvuje, koliko članova;
•neformalne sastanke – nemaju strogo propisana pravila.
Poslovni sastanci su specifični, jer se njima pokreće poslovna aktivnost i traže mogućnosti primjene teorijskih spoznaja u praksi. Vrste poslovnih sastanaka:
•Sastanci stručnog tima (operativno-radni);
•Inicijativni sastanci na početku izrade projekta ili planova;
•Redovni sastanci tokom realizacije projekta;
•Periodični kontrolni sastanci;
•Vanredni sastanci- zbog nastale situacije ili problema;
Poslovni sastanci se sastoje od:
•Priprema za sastanak
•Sastanak
•Analiza sastanka
Unapređenjem sastanaka se stalno analiziraju, potvrđuju i unapređuju aktivnosti za ostvarenje strateških ciljeva organizacije.
Unapređenje sastanaka je osnovni preduvjet za učinkovitost i produktivnost u organizaciji i trajan interes pojedinca u funkciji njegovog osobnog uspjeha i uspjeha organizacije u cjelini.
PRAVILA I PRINCIPI ORGANIZOVANJA SASTANAKA
Prije nego što pređemo na pravila i principe organizovanja sastanaka neophodno je zapitati se, “Da li je sastanak najbolji način za rješavanje ovog pitanja?” Ako je odgovor potvrdan potrebno je izabrati odgovarajuće vrijeme za sastanak i na taj način izbjeći fenomen ljudi koji su fizički prisutni dok su im misli drugdje.
Potrebno je razmotriti davanje roka za kraj sastanka te ga se držati.
Početi sastanak na vrijeme, kontrolirati vrijeme potrošeno na svaku stavku i završiti na vrijeme.
Ponekad su sastanci neuspješni zbog prostora u kome se održavaju. Ovo može biti popravljeno promjenom okruženja, rasporeda sjedenja ili načinom na koji se sastanak vodi. Pristup prostoru, dostupnost opreme te veličina prostora su podjednako važni.
Neophodno je istovremeno razgovarati samo o jednom pitanju i ne dopustiti ljudima da odlutaju od dodirnih tačaka. Ograničiti vrijeme koje svaki govornik ima i ne dopustiti da neko drži monopol nad razgovorom. Ne dozvoliti ljudima da govore stvari koje su već rekli. Dozvoliti i drugima da dođu do riječi. Poštovati tuđe stavove i koristiti otvorena pitanja.
Na karaju ovog pitanja može se izvesti zaključak: Ako se poštuju pravila i protokoli vođenja sastanka i ako je dobro vođen prema ciljevima - sastanak nije gubitak vremena.