Primena MS Projecta pri realizaciji projekata

Maturski, seminarski i diplomski radovi iz menadžmenta.

Brz tempo razvoja nauke, tehnologije i civilizacije u celini prouzrokovao je rastuću složenost projekata. Ova složenost najčešće dovodi do ozbiljnih problema pri njihovoj realizaciji. Problemi se manifestuju kroz produženje vremena realizacije projekata i povećanja ukupnih troškova realizacije.
Pravovremeno i adekvatno reagovanje na probleme uslovilo je primenu koncepta „project management“ – upravljanja projektima. Menadžment projekta je proces planiranja, organizovanja i upravljanja zadacima i resursima usmeren ka ostvarenju zadatog (jasnog) cilja, uz zadata vremenska, finansijska i resursna ograničenja.
Koncept se u svetu uspešno koristi od sredine 60-tih godina , a bazira se na uspostavljanju efikasne organizacije koja omogućava da se na najbolji način iskoriste raspoloživi materijalni resursi, finansijska sredstava i ljudi u procesu realizacije projekta.

Definicija projekta, osnovni učesnici i procesi

Projekat je privremeni zadatak u odnosu na život jedne organizacije – traje samo dok se postavljeni ciljevi projekta ne ostvare. Trajanje jednog projekta može biti samo nedelju dana, npr projekat prodaje ili se on može odvijati godinama, npr. projekat izgradnje nuklearne elektrane, ali svaki projekat mora imati svoj datum završetka . Ako prilikom nekog takvog posla preduzimate billo kakvo planiranje, praćenje ili upravljanje, onda se sasvim sigurno može reći da na izvestan način upravljate projektom, eng. project management.
Projektom se izrađuje jedinstven proizvod ili pruža jedinstvena usluga. Kad je reč o projektu to se naziva produktom, a to predstavlja razlog zbog koga je rad na nekom projektu uopšte i preduzet. Svaki projekat je jedinstven i neponovljiv poduhvat koji ima svoj početak i svoj kraj (faktor vreme), sa unapred definisanim kvalitetom i obimom troškova (budžet). Ovaj poduhvat preuzima neki tim ili organizacija, tako da u tom smislu projekti označavaju planirane događaje, događaje za čije dešavanje postoji ispoljena namera. Da bi se projekat realizovao u okviru predhodno definisanih ograničenja neophodno je upravljati projektom na adekvatan način. Uspešni događaji se ne događaju slučajno. Prethodi im izvesna priprema i planiranje.
Osnovni učesnici u realizaciji projekta su: rukovodilac projekta (project manager), korisnik (customer), organizacija koja je najdirektnije uključena u realizaciju projekta (performing organization), članovi tima za realizaciju projekta (project team members), finansijer projekta (sponsor), a mogu biti uključene i uticajne organizacije (influencers).

Procesi u okviru upravljanja projektima su:
•Procesi iniciranja (initiating processes), kojma se autorizuje (odobrava) projekat ili neka od njegovih faza;
•Procesi planiranja (planning processes), kojima se definišu i podrobnije opisuju ciljevi i najpovoljniji od alternativnih načina da se dostignu ciljevi (optimalni plan);
•Procesi izvršenja (executing processes), kojima se koordiniraju resursi da bi se plan izvršio;
•Procesi kontrole (controlling processes), kojima se kontroliše dostizanje ciljeva tako što se redovno posmatra i beleži progres, uočavaju odstupanja i preduzimaju korektivne akcije;
•Procesi završetka (closing processes), kojima se formalizuje prihvatanje projekta ili neka od njegovih faza i rad dovodi do regularnog kraja.

Procesi su povezani u okviru svake od faza (na primer, iniciranje i planiranje projektovanja je preduslov za kontrolu projektovanja), ali istovremeno postoji i interakcija procesa između pojedinih faza (na primer, završetak projektovanja rezultira ulaznim podacima za implementaciju).

Zadaci projekt menadžera

Osoba koja nadgleda sve faze projekta, od koncepta i planiranja preko kompletiranja i nacrta završnih sumarnih izveštaja je project manager. Zadaci projekt menadžera su:
•Da napravi kopiju (originalnog) nacrta završnog plana rasporeda da bi ga koristili za upoređivanje stvarnih početnih i krajnjih datuma sa planiranim,
•Da prati stvarne početne datume, krajnje datume, procenat završenog posla, troškove i da proračuna revidirani raspored sa revidiranim iznosima troškova,
•Proverava da li u preračunatom rasporedu ima problema i, ako je moguće, preduzme korektivne mere,
•Obavesti sve učesnike o izmenama o rasporedu koje ih mogu interesovati,
•Nakon završetka projekta, pripremi završni izveštaj kao dokumentaciju koja pokazuje stvarni uloženi rad i troškove i uporedi te vrednosti sa osnovnim nacrtom plana koji je ranije sačuvan.

Trougao ograničenja

Da bi rukovodilac projekta uspeo vrlo je važno da projekat dovrši u roku, da oni ostanu unutar granica budžeta, kao i da klijenti budu zadovoljni rezultatima projekta. tzv. tri kategorije: vreme, troškovi i obim rada uz pomoć kojih se posmatraju projekti.
Rad na nekom projektu se može posmatrati na nekoliko načina, međutim svakako najomiljeniji je preko napred navedene tri kategorije ili tzv. trougla ograničenja (slika br. 1).

VREME

Svaki projekat mora da ispuni neki vremenski zahtev, tj. da ima svoj početak i završetak. Takođe, pojedinačni zadaci unutar projekta mogu biti pod udarom vremenskih ograničenja. Primer:
•gradite neku kuću i morate da dovršite krov pre nego što počne sezona kiše,
•pravite veliki izložbeni štand za određeni sajamski događaj koji počinje za dva meseca,
•razvijate novi sistem za praćenje inventara koji mora biti isproban i pušten u upotrebu početkom naredne fiskalne godine.

TROŠKOVI

Imaju daleko šire značenje: označavaju sve resurse koji se zahtevaju za izvođenje nekog projekta. Troškovi podrazumevaju ljude i opremu koji su potrebni za realizaciju rada,