Metodi i modeli kontrole u organizaciji

Maturski, seminarski i diplomski radovi iz menadžmenta.

Kontrola je zadaća svakog menadžera. To je posljednja upravljačka funkcija koja se sastoji u mjerenju i ispravljanju dijelova s ciljem osiguranja ispunjenja ciljeva poduzeća i njima pripadajućih planova. Kontrola se može definirati kao proces kojim se omogućava da stvarne aktivnosti odgovaraju planiranim aktivnostima. Zadatak kontrole jeste da omogući racionalno ponašanje i funkcioniranje poduzeća. Ulogu kontrole treba shvatiti, prije svega, kao proces koji potiče, a ne ograničava aktivnost poduzeća. U nastavku ćemo bolje objasniti kontrolu i njene tehnike pomoću kojih menadžer vidjeti da li je na najbolji mogući način vodio koordinaciju u organizaciji.

POJAM KONTROLE

Kontrola je posljednja bazična funkcija menadžmenta. Brze i nepredvidive promjene u okruženju organizacije su doprinijele rastućem značaju ove funkcije. Procesom kontrole se mjeri stupanj realizacije postavljenih ciljeva. Kontrolom su obuhvaćeni svi organizacioni nivoi u poduzeću, svi procesi i svi zaposleni. Kontrola je neraskidivo povezana sa planiranjem tj. planiranje i kontrola se smatraju licem i naličjem jedne medalje. Definiciju kontrole, kao jednu od aktivnosti u procesu upravljanja poduzećem međe prvima je dao je Henry Fayol u svom poznatom djelu ¨General and Industrial Managment¨. Stoga prema Fayolu kontrola predstavlja permanentnu provjeru stalnog ponašanja organizacije u odnosu na planirano, s ciljem da se otklone greške i slabosti. Kontrola je kontinuiran proces koji omogućava da se pojedinačni zadaci u organizaciji izvrše na efikasan i efektivan način, tj. da se stvari dogode kao što je planirano. Zadatak kontrole jeste da omogući racionalno ponašanje i funkcioniranje poduzeća. Stvaranje sistema kontrole pretpostavlja formuliranje standarda, stvaranje informacionog sistema koji omogućava poređenje planiranog i ostvarenog da bi se ustanovile devijacije i na osnovu toga, korektivnom akcijom usmjerilo djelovanje poduzeća ka ostvarenju ciljeva. Planiranjem se trebaju postaviti ciljevi i jasno definirati pravac akcije kako bi se postigli planirani ciljevi. Primjenom određenih metoda moguće je na vrijeme poduzeti korektivne akcije i kretanje usmjeriti prema utvrđenom cilju. Za nesmetano i uspješno obavljanje funkcije kontrole potreban je sistem informacija o inputima i outpuima (rezultatima) poduzeća, te informacije o odvijanje aktivnosti procesa. Potreba za kontrolom, kao funkcijom menadžmenta nije uvjetovana veličinom organizacije. Kontrola je neophodna kako u velikim tako i u srednjim i malim poduzećima. Značaj u kontroli mora da bude na sprečavanju budućih grešaka u poslovanju poduzeća, a tek zatim u otklanjanju grešaka u prošlosti. Zadatak kontrole jeste da omogući racionalno ponašanje i funkcioniranje poduzeća. Zadatak kontrole jeste da daje stvarno objašnjenje neusklađenosti planskih akcija i ostvarenja, kao i da istraži uzroke odstupanja od ciljeva i planova. Svakako da se jedan od bitnih poslova kontrole svodi na utvrđivanje devijacija od programa i planova. To znači da bi kontrola trebalo da, da odgovor da li je greška u planskim pretpostavkama ili su nastupile promjene koje se nisu mogle predvidjeti. Kada je kontrola ustanovila razlog greške trebalo bi predložiti rešenje kako da se problem riješi. Svrha kontrole kao faze procesa upravljanja jeste da ustanovi u kojoj mjeri je moguće realizirati ciljeve, planove, programe i strategije Ulogu kontrole treba shvatiti, prije svega, kao proces koji potiče, a ne ograničava aktivnost poduzeća. Ostvarenjem usklađenosti planiranja i kontrole ističe se značaj postojanja plana akcije, koja se aktivira onog trenutka, kada rezultati kontrole ustanove neophodnost korektivne akcije.

KORACI U PROCESU KONTROLE

Utvrđivanje i mjerenje odstupanja, kao i poduzimanja korektivnih akcija naziva se kontrolnim procesom. Faze definicije kontrolnog procesa najbolje se mogu vidjeti iz definicije kontrole koju je dao Robert J. Mokler, a koja glasi:
« Kontrola menadžmenta je sistematski pokušaj da su uspostavi standardi za učinak pomoću planiranih ciljeva, da se projektuje sistem informativne povratne sprege, da se usporede stvarni rezultati sa onim unaprijed utvrđenim standardima, da se utvrdi da li ima odstupanja i da se izmjeri značaj odstupanja, kao i da se poduzmu sve mjere kako bi se osiguralo da se svi korporativni resursi koriste na najefikasniji i efektivniji način radi ostvarenja korporativnih ciljeva.

Procesi kontrole odvijaju se u 4 povezane faze:
1.utvrđivanje standarda i metoda mjerenja preformansi
2.mjerenje preformansi na svakoj radnoj poziciji
3.uspoređivanje ostvarenih sa utvrđenim veličinama
4.poduzimanje korektivnih akcija

Utvrđivanje standarda

Utvrđivanje standarda je veoma važno za ukupan proces kontrole. Standardi se mogu poistovjetiti sa postavljenim ciljevima tokom procesa planiranja. Precizno izraženi mjerljivi ciljevi mogu se lakše saopćiti i prevesti u standarde i metode za mjerenje rezultata. Standardi postavljeni unaprijed definiranih veličina sa kojima se porede ostvareni učinci. Točke koje se odaberu kao kontrolne trebaju predstavljati ograničavajući faktor pri provođenju operacija ili se pomoću njih najbolje može prikazati ostvarivanje planova. U proizvodnom poduzeću standardi i mjerila mogu obuhvatiti proizvodnju, prodaju, prisustvo na poslu.....

Vrste standarda

Određivanje standarda nije nimalo jednostavna aktivnost i zahtjeva značajnija menadžerska znanja i vještine. Menadžer mora da zna, koji pokazatelj će najbolje odraziti ispunjenje i neispunjenje postavljenih ciljeva, što predstavlja najbolje mjerilo kritičnih odstupanja, kao troškove povezane sa pokazateljima npr. obrada informacija.

Kao najčešći korišteni pokazatelji u praksi navode se:
a)pokazatelji izraženi u fizičkim jedinicama
b)pokazatelji izraženi u troškovima
c)kapitalni pokazatelji
d)pokazatelji izraženi u prihodima
e)programski pokazatelji
f)nematerijalni pokazatelji
g)ciljevi kao pokazatelji
h)strateški planovi kao mjerne točke za kontrolu strategije