Microsoft Office

Maturski, seminarski i diplomski radovi iz informacionih sistema.

Microsoft Office se razvio iz paketa proizvoda za ličnu produktivnost u sveobuhvatniji i integrisaniji sistem. Izgrađen na poznatim alatkama koje mnogi već poznaju, Microsoft Office System uključuje programe, servere, servise i rešenja koji su dizajnirani da rade zajedno u rešavanju niza važnih poslovnih problema.
Microsoft Office System nudi osnovu za kreiranje rešenja koja će pomoći da:
- Poslovnim korisnicima ponudite bolji pristup informacijama tako da mogu steći bolji uvid i preduzmu efektnije mere.
- Poboljšaju sposobnost preduzeća da učestvuje, upravlja i reaguje na promene na tržištu
- Omogući timovima i preduzećima da brže i delotvornije sarađuju
- Poboljša individualnu produktivnost i omogući većem broju poslovnih korisnika da daju svoj doprinos u sve zahtevnijim okruženjima
Srce celog Office paketa, pa i ovog dela, čine pet programa : Word, Excell, Outlook, Access i Power Point, koji su zadržali kompatibilnost sa prethodnim verzijama i pretrpeli manje prepravke. Najviše ih ima u Outlook-u 2003, pri čemu je najznačajnija pojava filtera za neželjenu poštu ( „junk“ e-mail) i lepa funkcija podele poruka u folderima po datumima stuzanja/slanja. Microsoft Office Outlook 2003 je program sistema Microsoft Office za upravljanje ličnim informacijama i komunikaciju. Outlook 2003 nudi objedinjeno mesto za upravljanje e-poštom, kontaktima i drugim ličnim i informacijama o timu. Ključna poboljšanja u programu Outlook 2003 kao što su novi režim za keširanje, automatsko grupisanje poruka, upravljanje neželjenom e-poštom i poboljšano čitanje novosti značajno poboljšavaju način organizacije i upravljanja informacijama kao i učinak i povezanost korisnika.

2. RAZVOJ MICROSOFT OFFICE OUTLOOK-A

Internet kao sredstvo komunikacije u poslovnom okruženju danas smatramo nezamenljivim, uostalom, prepoznavanje mnogih koristi takve komunikacije je i glavni uzrok za neverovatno širenje Interneta u poslednjoj dekadi prošlog veka. Ako nemate barem jednu ličnu adresu e-pošte, hendikepirani ste u odnosu na današnje prilike. Više uopšte nije neobično da vas potencijalni poslovni partner zamoli da ga ne zovete telefonom bez preke potrebe, nego da slobodno pošaljete e-poruku kad god nađete za shodno.
Microsoft se relativno kasno pozabavio problemom upravljanja poslovnim informacijama. Istina, postojala su neka mala rešenja poput programa Microsoft Mail, koji je bio deo Microsoft Office-a od 1994. godine i koji je koristio resurse na serveru mreže. Nije nepoznato da je do 1995. godine u toj firmi vladalo mišljenje da je Inernet „prolazna moda“, pa Office nije razvijan u tom pravcu. Ali, stvari su se pokazale drugačijim, pa je 1996. godine promovisan program Microsofr Outlook 97, koji je trebalo da zadovolji razne „nove“ potrebe poslovnog korisnika na polju komunikacija i organizacije posla. Bio je to na brzinu pisan program, jer je trebalo da stigne na vreme da bi postao član familije Office 97. Prilično slabe performanse i sumnjiva stabilnost programa nisu oduševile većinu korisnika, pa je Microsoft napravio Outlook 98 kao međuverziju do sledeće promocije svog poslovnog paketa. Tada je zabeležen i jedan presedan kada je reč o firmi iz Redmonda: Outlook 98 je objavljen kao besplatan program . Valjalo je što pre zaboraviti debakl prve verzije, a bila je to i dobra prilika da marketing firme promoviše novu orijentaciju za poslovne korisnike, koja je podrazumevala elektronsku komunikaciju u prvom planu.

Sledeće dve verzije Outlook-a (1999. I 2001.godine) donele su bezbroj novena, kako to i biva sa novim verzijama Microsoft Office-a, a u koje je Outlook uključen u svim varijetetima. Microsoft se u međuvremenu preorjentisao na tehnologije komunikacija, sve intenzivnije ih gurajući napred, zato je i Outlook razvijan sve intenzivnije, a njegova važnost u strukturi Office-a sve više rasla. Dobijao je mogućnost izrade namenskih obrazaca, pojavile su se “inteligentne” alatke, ostvaren je concept Digital Dashboard itd. Značajno je učvršćeno mesto Outlook-a kao klijenta za Excange Server, čime je uspostavljena prva platforma za razne oblike grupnog plana. Oni koji koriste principe integrisanih rešenja dobili su valjanu platformu za automatizovanu komunikaciju, u obliku koji samo pet godina ranije nije bio ni zamisliv.
Realno gledajući, stvari nisu bile besprekorne: delom kao psihološka posledica klimavih prvih koraka, Outlook je kritikovan ka prevelik i složen program relativno slabih performansi, čak su mnogi posvećeni korisnici drugih programa Microsoft Office-a odbijali da ga prihvate. Objektivno gledano, ima istine u tom pogledu, ali prosto, mnogi su ostali vezani za “male” programe za upravljanje e- poštom. Često su padale kritike da Outlook “nema ovakvo prelamanje replica”, pa “ne može onako da presloži poruke”, pa “neće da uveze poruke iz programa XYZ” I ko zna šta još. POdela mišljenja najčešće je bila zasnovana na emocijama, malo je ko uzimao u obzir stratešku ulogu Outlook-a u poslovnom okruženju, a da ne govorimo o ceni održavanja radnih stranica.
Kada je iz Microsoft-a, tokom prvih najava sistema Office 2003, došla je vest da se novi Outlook priprema kao najvažnija i centralna tačka svakog poslovnog korisnika. Neki su se zapitali kako to da jedan mailer može da bude središte poslovanja i odjednom napravili dve suštinske greške u razmišljanju. Prvo, Outlook jeste program za upravljanje elektronskom poštom, ali i mnogo više od toga. Drugo i mnogo važnije : ukoliko tok informacija u vašoj firmi nije kritički resurs upravljanja, onda sa vašim poslovanjem nešto nije u redu. Jedina dilema svodi se na to da li ste spremni da disciplinujete način komunikacije i da li želite da postoji pisani trag o svemu što radite.

Još iz doba prvih beta-verzija, novi Outlook 2003 je predstavljao prilično iznenađenje- najpre drugačijim izgledom, a potom i drugim, mnogo ozbiljinijim osobinama. Outlook ne može da koegzistira u više verzija na istoj platformi razlog tome te potreba da se program poveže sa vitalnim strukturama Windows-a, pa bi prisustvo dve verzije izazvalo tehničke probleme. Outlook je jedini među pet glavnih programa koji ima novi format datoteke . Postoje dve ključne razlike: limit PST datoteke povećan je sa 2 na 20 GB a učinjeni su i ozbiljni zahvati da bi se poboljšala primena višejezičkih elemenata kroz potpuni Unicode;recimo, ime nekog kontakta možete zapisati na njegovom pismu, pa taman da je to arapski, kineski ili hebrejski. Ovaj format je podrazumevani za nove PST i OST datoteke, a opstaje kompatibilnost sa prethodnim formatom, koji nije menjan od Outlook-a 97.Ako zadržite stari format, bićete u prilici da koristite svoje skladište informacijama i u prethodnim verzijama programa, dok u njima ne možete koristiti novi format.

Izgled u službi funkcije

Nakon pažljive analize funkcionalnosti , radna površina je bitno preuređena u cilju boljeg iskorišćenja prostora i efikasnijeg pristupa. Nova organizacija zahteva period privikavanja, ali to vam neće teško pasti kada uočite da mnoge stvari radite brže nego pre. Najupadljiviji detalj je novi podrazumevani pogled na poruke, sa uspravnim oknom za pregled poruke na desnoj strani; mada možete lako da postavite to okno ispod kao ranije ili da ga isključite, nova postavka nekako više prija.

Novo okno za navigaciju na levoj strain funkcioniše konteksno : u zavisnosti od izbora jedne od grupa podataka na dnu okna, što je prostor koji možete povećati ili smanjiti, pojavljuju se folderi koje sadrže samo stavke tog tipa; glavni deo prozora programa, kao i obično, prikazuje to područje. Ako je reč o e-pošti, koju ćete verovatno razvrstavati u posebne “pregrade”, iznad područja koje izlistava sve potfascikle uočićete i skup Favorite Folders. Ovde ćete, prostim prevlačenjem, dodati neke svoje foldere, a izbaciti nepotrebne. Kao i u glavnom delu, podebljana stavka sa brojem u zagradama označava broj nepročitanih ili neobrađenih stavki. Ako izaberete kontakte, zadatke ili dnevnik aktivnosti, okno za navigaciju će vam ponuditi da brzo odaberete jedan od posebnih pogleda u glavnom prozoru programa. Ako vam nijedan od ponuđenih pogleda nije po volji, organizujte sami svoje prečice. Okno Shortcuts može da primi praktično bilo šta, od foldera u Outlook-u, preko prečice ka bilo kojoj datoteci ili programu na disku, ili pak prema nekoj stranici Web-u, koja će se učitati u okno Outlook-a.
Postupci u toku pripreme sadržaja za slanje, čin razmene poruka i procesiranje primljenog sadržaja u Outlook-u 2003 znatno su unapređeni. Brojne su alatke i mehanizmi koji olakšavaju te postupke, rešavajući pri tom i neka ozbiljna pitanja koja se nameću u praksi. Postupak slanja i prijema e-poruka, stavki kalendara, ažuriranja stanja zadataka i ostalih komponenti Outlook-a obavlja se slično kao i pre, uz napomenu da je sada lakše koristiti samo pojedine naloge umesto svih i da pri tom mnogo brže možete definisati da li da se preuzima cela poruka ili samo zaglavlje. Nova ikona Outlook-a u traci za obaveštavanje nije samo znak da je program aktivan, nego ima i ulogu da vas obavesti o nekoj promeni stanja.
Znate i sami koliku muku predstavljaju stotine neželjenih poruka, virusi u njima, kao i pretrpanost mnogih HTML formatiranih sadržaja. Outlook je i ranije mogao da blokira rizične tipove datoteka koje su prilozi uz poruke, a postojao je i izvesni sistem filtriranja neželjene pošte (Junk e-mail). Ovi podsistemi su unapređeni: na raspolaganju su naprednije opcije za definisanje šta je nepoželjno tako što ćete postaviti nivo osetljivosti, pravila i izuzetke za premeštanje primljene poruke u folder Junk E-mail ili njeno trenutno brisanje. Da ne biste slučajno eliminisali poruku svog kolege, održavaćete i listu sigurnih pošiljalaca; slično tome, možete napraviti i listu podrazumevano blokiranih pošiljalaca. Kada primite neku „tešku“ HTML stranicu, Outlook će blokirati sve slike i skriptove u pozadini, sprečavajući dugo preuzimanje, ali i aktiviranje zlonamernih skriptova; tek kad