1. Odrediti proces za sistematizaciju i potreban tim za izvršavanje

2. Uraditi brainstorming procesa (zajedno sa timom)
• Koje je trenutno iskustvo? U kojim situacijama je proces funkcionisao idealno? Koji su razlozi zbog kojih je proces u tim situacijama funkcionisao idealno? Komentari? Moguća pravila koja se mogu izvući na osnovu prethodnog iskustva?
• Koji je glavni cilj sistematizacije procesa?
• Koje su ključne tačke procesa? Koji su glavni izazovi, prepreke procesa?

Šta smeta u trenutnom procesu?
• Šta može da se ubrza, optimizuje, standardizuje, popravi, pojednostavi, poboljša? Kako? Ideje?
• Koje su aktivnosti potrebne za izvršavanje procesa? Koji je redosled aktivnosti potrebnih za izvršavanje procesa?
• Koliko je ljudi u timu koji izvršava proces? Kako su članovi tima podeljeni po aktivnostima procesa?

3. Napraviti opšti plan procesa
• Cilj sistematizacije procesa
• Aktivnosti i redosled
• Ključne tačke procesa
• Tim i odgovornosti

4. Odrediti potrebne procedure (zajedno sa potrebnim delom tima)
• Da li su aktivnosti procesa maksimalno brze, standardne, optimizovne, jednostavne, efektne, efikasne?
• Koja je najbolja procedura za izvršavanje tih aktivnosti?
• Kako obezbediti najpouzdanije izvršavanje tih procesa po definisanoj proceduri?
• Kako, kad, gde i ko izvršava procedure?

5. Odrediti podatke za praćenje (zajedno sa potrebnim delom tima)
• Koji podaci se trebaju pratiti kako bi mogli meriti rezultate procesa?
• Kako, kad, gde i ko izvršava:

a. Zapisivanje podataka

b. Skupljanje podataka

c. Unošenje podataka na zbirno mesto

d. Analiziranje podataka

6. Napisati procedure

7. Napraviti forme za praćenje podataka

8. Napraviti plan redovne analize procesa
• Šta, kako, kad, ko i gde analizira u vezi sa procesom?
• Odrediti plan korektivnih akcija

9.Komunicirati dobijenu viziju sa timom, podeliti pisane materijale, primeniti sistematizovan proces i redovno uzimati povratne informacije od članova tima