Poslovne komunikacije

Maturski, seminarski i diplomski radovi iz menadžmenta.

Clanovi organizacije su medjuzavisni i odnosi medju njima se razlikuju po raspodeli moci,uticaju i pravilima ponasanja.Ljudi su upuceni na takmicenje,rivalstvo-takva su pravila ponasanja.Zbog toga je tesko pretpostaviti da se u organizaciji moze uspostaviti psiholska
ravnoteza.Saradnja jos uvek nije dminirajuci odnos izmedju ljudi u organizacijama,iako bi moralo ca bude tako.

Sadrzaj komuniciranja u organizacijama vezan je ili za obavljanje zadataka u odnosima subordinacije ili za ostvarenje nekog cilja iz domena structure I distribucije moci.
Buka ili smetnja u komuniciranju pojavljuje se kada,recimo,neka osoba odbija da izvrsi radne zadatke.Buka moze da bude i nerazumevanje poruke koja se upucuje tokom komuniciranja.Buka je takodje kada neko odbija da primi poruku iz nekih iracionalnih ili samo njemu poznatih razloga-to je pruzanje otpora normalnom komuniciranju.
Svojstvo mreze kod komuniciranja udvoje odnosi se na to da li su ucesnici ravnopravni ili postoji odnos subordinacije.Kod komuniciranja udvoje ovo nije toliko znacajna karakteristika komuniciranja kao sto je sadrzaj.
Smer komuniciranja je znacajna karakteristika komuniciranja udvoje.Tu razlikujemo dva aspekta.Formalni aspect problema jeste da li A upucuje informacije B-u ili obrnuto.Mnogo znacajnije je da li samo A upucuje informacije,zadatke i naredbe B-u,a B samo odgovara,ili komuniciranje moze da bude dvosmerno,pri cemu B moze da pita kada dobije zadatak ono sto tom prilikom nije razumeo sve dotle dok mu ne bude potpuno jasno sta se od njega ocekuje.U dvosmernom komuniciranju nalazimo elemente timskog rada i demokratskog stila rukovodjenja sa svim pojedinostima i prednostima koje ima nad drugim stilovima.

Uticaj na ponasanje

Ljudi uticu na druge iz raznih pobuda i ciljeva i to:
-pozitivnih-da ih nauce necemu i
-negativnih-da ih potcine da bi sluzili njihovim interesima

Cilj je i kod jednih i kod drugih isti.Medjutim,sam uspeh zavisi od osobe na koju se utice,ali isto tako zavisi i od postupaka osobe koja zeli da utice na nekog.Uticaj na ljude je rezultat sposobnosti i znanja koje nazivamo mehanizmom uticaja u organizacijama.

Autoritet je jedno od sredstava uticaja.On se stice ugledom i daje coveku odredjenu moc.Prema tome,autoritet je sredstvo uticaja pomocu kojeg se menja ponasanje drugih ljudi.To je skup osobina kojima pojedinac raspolaze.
Autoritet predstavlja moc.Moze da bude formalna i neformalna.Formalna moc moze da bude zasluzena i nezasluzena.Zasluzena je ako je covek na funkciji zato sto raspolaze odredjenim sposobnostima i sto je uspesan u resavanju problema.Nezasluzena formalna moc je ako se neka osoba nalazi na polozaju u firmi,ali taj posao lose obavlja,nekompete-ntna je.Samo u zravim drustvima imamo redsled pojava,da znanje i sposobnosti uslovlja-vaju nastanak autoriteta;autoritet uzrokuje moc i prirodno je da takve osobe dobijaju fu-nkcije,odnosno-vlast.

Nacini sticanja autoriteta

Autoritet se stice:
-ucenjem i znanjem;
-drustvenim polozajem i
-raspolaganjem relevantnim informacijama.

Moc se moze postici na osnovu autoriteta,funkcije,polozaja u organizaciji,porekla,a predstavlja sposobnost ili mogucnost uticaja na druge ljude.
Sledeca instance posle moci je vlast.Izvorista vlasti u preduzecima vezana su za vlasnicke odnose,ali na visim stupnjevima razvijenosti industrijskog drustva pojavljuju se I druge politicke forme sticanja vlasti i moci.Vlast u preduzecima vise je karakteristika komuniciranja u grupama od 3do20 ljudi.To su grupe u kojima se odvija istinsko upravljanje i odlucivanje u preduzecima,kao sto su upravni odbori,rukovodni timovi,komisije i razna strucna tela,a u poslednje vreme to je i najbolji nacin rada u reinzenjeringu procesa.

Ponasanje ljudi u grupi od 3 do 20 ljudi

Ponasanje u grupama ogleda se kroz komunikacije medju ucesnicima u grupama.
Grupe od 3 do 6,najvise 9 clanova,su rukovodni timovi i upravni odbori firmi.Grupe sa preko 10 clanova predstavljaju okrugle stolove koji resavaju strucna pitanja.

Komunikacije

Komunikacija podrazumeva prenosenje informacija o nekom dogadjaju ili aktivnosti od izvora,preko medija do ponora informacija.Male grupe proucavamo zbog toga sto one predstavljaju pojednostavljeni model organizacije.One igraju sve vecu ulogu u industrijskoj praksi.Pod malom grupom se podrazumevaju radne grupe,predsednistvo,kolegijumi i upravni odbori,te radni timovi.

Mreza komunikacija moze biti jednosmerna i dvosmerna,kao pri komuniciranju udvoje:
-jednosmerno komuniciranje je takav nacin prenosenja informacije u kome lice A saopstava informaciju licu B bez mogucnosti za povratnom spregom,osim kada je u pitanju izvestaj o uradjenom;
-dvosmerno komuniciranje podrazumeva da lice A saopstava informaciju licu B i ocekuje pitanje radi razresenja sa izlozenim stavom.

Mrezno komuniciranje se takodje sastoji iz:sadrzaja,buke,mreze i smera.
Buka i ponavljanje –problem smanjenja buke jeste kako smanjiti prisustvo hvalisanja,trazenja fizickog obracuna i pretnji .Sredstva smanjenja buke su:
1.pravila komuniciranja;
2.upotreba autoriteta predsedavajuceg radi gusenja ili eleminisanja buke ;
3.pustanje buke u mrezu i ukazivanje na one koji je nose i na njeno znacenje.

Metode za smanjenje buke koriste se kada to pojedinoj situaciji odgovara.Iskljucivanje buke pomocu parlamentarnog ponasanja moze da umanji efekat komuniciranja.Iskljucivanje buke upotrebom autoriteta moze da izazove iskljucivanje komunikatora iz procesa komuniciranja.Pretvaranje haosa u sistem dovodi do vece vrednosti komuniciranja nego prikrivanje haosa nekim sistemom.

Funkcionisanje grupa

Sastanak je odredjeni oblik grupnog komuniciranja,koji se ne bi mogao u tako kratkom vremenu obaviti da se clanovi grupe ne okupe na jednom mestu.Prema tome,svrha sastanka je:
-da se clanovi grupe medjusobno informisu;
-da usklade misljenja o mogucim resenjima problema;
-da zajednicki donesu odluke.

Pri tome je vazno postici:
-rezultat sastanka-zajednicki dogovor o akcijama;
-da vreme utroseno za sastanak bude sto krace;
-da odluke budu sto kvalitetnije.

Osnovni elementi za dobro vodjenje sastanka

1.Priprema sastanka
Kroz pripremu treba resiti izbor aktuelne teme i odrediti kljucna pitanja za raspravu .Pri tome treba voditi racuna o sledecim pitanjima:
-prioriteti(plan,licni dohoci);
-treba li ta grupa da resava odredjeno pitanje;
-moze li ta grupa resavati potrebno pitanje bez odredjene studije ili tumacenja strucnjaka;
-da li je tema pogodna za grupni rad.

2.Izbor ucesnika
Treba odrediti:
-broj ucesnika ; temeljno se moze raditi sa najvise 20 ljudi,jer kada imamo grupu od,recimo,50 prisutnih,15-20 ucestvuje u radu a ostali su posmatraci;
-treba razmotriti interese pozvanih;
-kompetenciju-da li postoje odredjena ovlascenja da se donese odluka ili preuzme neka obaveza;
-korist za process odlucivanja od pozvanih.

3.Odredjivanje tipa sastanka
Uglavnom se navode dva osnovna tipa sastanka:
-informativni tip sastanka(na kojima se izmenjuju informacije i zauzimaju stavovi);
-operativni sastanci(na kojima se donose odluke).

Cilj sastanka je ono sto u postupku rasprave svakome pojedinacno u pocetku izgleda jasno,a kasnije,kada se koriste argumenti za i protiv,postaje maglovito.Postavlja se pitanje da li to o cemu se raspravlja treba kupiti, stvoriti ili samo konstatovati kako je to dobra stvar.Pored cilja grupe postoji niz parcijalnih ciljeva koje clanovi zele da ostvare i sasvim je jasno da rasprava nece nikuda odvesti ako cilj nije jasan.

Problem osoblja-organizacione uloge

Komuniciranje zavisi od ucesnika,od njihovih stavova,karaktera,itd.Razlicite su uloge u grupi.Ima ljudi koji cute,puse i ponekad klimnu glavom.Ostali,kad govore,,gledaju u njega i cekaju da vide da li ce on da odobri to sto govore.To su kriticari.Onaj ko priprema sastanak dolazi na sastanak sa ocekivanim stavovima i zakljuccima,sto moze biti problem u efikasnosti.Jer jedno je doci na sastanak sa nedovoljnim resenjima ,a drugo sa gotovim resenjma.Tada grupa ima osecaj da je izmanipulisana.Grupe se ,,gube” u radu i nailaze na teskoce.Tada treba stati i oceniti dokle se stiglo u metodu ,,voditelja” grupe i oceniti da li je dobro prekidati rad grupe ili ga ipak zavrsiti.

Odlucujuci trenutak u radu grupe jeste kada treba doneti zakljucak.Cesto su grupe u tim situacijama blokirane.Problem je u tome da se donese odluka (zakljucak) koju ce svi clanovi podrzavati I kad napuste sastanak.Do odluke se moze doci glasanjem(pregovaranjem) ili se moze dozvoliti rasprava sve dok se ne dodje do resenja koje zadovoljava sve.
Vodjenje grupe je uloga a ne skup osobina.Onaj koji vodi grupu ipak treba da ima odredjene osobine:osetljivost,sigurnost,inteligenciju i memoriju. Vodjstvo je sposobnost da se koriste uloge u radu grupe i po deljene su i medju ucesnicima u