Uloga kontrole u menadzmentu

Maturski, seminarski i diplomski radovi iz menadžmenta.

Kontrola je jedna od najvažnijih faza menadžmenta, bez kontrole ne mozemo da zamislimo uspešno poslovanje bilo koje organizacije. Ona moze da ima različite oblike i značenja. U svim aspektima života kontrola ima jako veliki značaj kako u organizacijama i preduzećima tako i u svakodnevnom životu običnih ljudi, na pr. domaćinstva, vojska, studije itd. U menadžmentu kontrola ima veoma različita značenja i pojam kontrola odnosi se na širi spektar delatnosti: kontrola proizvodnje, zaposlenih, kotrola finansijskog poslovanja itd. Ukoliko menadžeri kvalitetno ne obavljaju ovu menadžersku funkciju javljaju se veliki problemi koji ostavljaju velike posledice na organizaciju. U procesu kontrole važnu ulogu imaju informacije koje su detaljne, struktuirane, orijentisane ka prošlosti i uvek tačne. Kontrola je praćenje aktivnosti da bi se osiguralo da su one izvršene kao što je planirano, ona podrazumeva i ispravljanje svih značajnih devijacija. Menadžeri ne mogu da znaju da li njihove jedinice posluju adekvatno sve dok se ne ocene izvršene aktivnosti i dok se ne uporedi stvarni učinak sa željenim standardima. Kontrola obezbeđuje da se aktivnosti izvršavaju tako da vode do postizanja organizacionih ciljeva.

ULOGA I POJAM KONTROLE

Postoje različite definicije pojma kontrole pa čak i raliciti termini - nadzor, provera, regulisanje, supervizija itd. Iako postoje razlike u terminologiji ovog pojma, suštinske razlike u shvatanju od strane naučnika ne postoje.
Jedna od prvih definicija kontrole data je od strane Anria Fejoa, on je definisao kao: ,,aktivnost koja se sastoji u verifikaciji da li se svi poslovi obavljaju u skladu sa planskim ciljevima, izdatim naredbama i utvrdjenim principima. Njen cilj je da otkrije slabosti i greške kako bi se sprečila velika odstupanja''.
E. Newman kontrolu definiše kao proces regulisanja organizacione strukture tako da se aktuelni rezultati porede sa očekivanim standardima i ciljevima.

,,Kontrola je faza procesa upravljanja u kojoj menadžeri vrše proveru ostvarivanja upravljačkih odluka, efikasnosti organizovanja i liderstva, i gde ukoliko je to potrebno, preduzimaju mere korektivne akcije na otklanjanju poremećaja’’. D. Erić
U toku kontrolnog procesa menadžeri treba da razviju specifični mehanizam koji je kreiran sa svrhom da doprinese povećanju verovatnoće izvršenja postavljenih planskih zadataka i podizanju ukupne efikasnosti i efektivnosti poslovanja, taj mehanizam naziva se kontrolni sistem. Jedna od posebnih odlika dobrog kontrolnog sisema je da on podržava korišćenje više različitih metoda i tehnika kontrole. Značaj kontrolnog sistema možemo najbolje videti kada on ne funkcioniše kako treba. Tada se javljaju brojni problemi: loš kvalitet usluga, gubitak liderskih pozicija na tržištu i smanjenje porudžbine od strane kupca, zakašnjenja u izveštaju, pad profita, neefikasno korišćenje resursa itd.
Kontrolni sistemi dele se na: parcijalne i totalne. Parcijalni kontrolni sisemi su oni koji obaveštavaju o odstupanjima ali ne preduzimaju nikakvu akciju. Totalni kontrolni sistemi ne samo što ukazuju na odstupanja između stvarnog i postignutog, nego i podrazumevaju korektivnu akciju.
Kontrolni sistem bi trebao da ima tri osnovne karakteristike:
1.Da razjasni menadžerska očekivanja i oceni zaposlene.
2.Da pojača vezu izmedju rezultata i nagrada.
3.Da utiče na sve zaposlene u organizaciji da što bolje rade svoj posao.

ZNAČAJ I NEOPHODNOST KONTROLE

U procesima rada nema garancije da će se aktivnosti odvijati bas na onaj način koji je planiran i da će se zadati ciljevi uvek postići. Kontrola je zato jedini način na koji menadžeri mogu da utvrde da li su ispunjeni organizacioni ciljevi ili ukoliko nisu, šta je tome razlog? Još jedan bitan ralog važnosti kontrole jeste davanje ovlašćenja zaposlenima. Davanje ovlašćenja zaposlenima od strane menadžera i nisu toliko česta zbog pribojavanja menadzera da će ovlašćeno lice učiniti nešto pogrešno za sta bi odgovarao sam menadžer. To nevoljno davanje ovlašćenja moglo bi se ublažiti efektivnom kontrolom koja obezbeđuje informacije o učinku zaposlenih. Najveći ralog zbog kojeg se vrši kontrola jeste sama zaštita organizacije i fizičkog radnog mesta. imajući u vidu situaciju u kojoj živimo, ( terorističke napade, finansijske skandale, korupciju i td.), menadžeri moraju da imaju planove za zaštitu zaposlenih u organizaciji, zastitu podataka i infrastrukture. Da bi se dozivele minimalne štete u tekućim poslovnim aktivnostima, mora se voditi računa o savremenoj kontroli i ,,back-up” planovima. Slobodno možemo reći da nema efikasnog menadžmenta bez uspešne kontrole. Suština je da u vršenju kontrole treba pronaći pravu meru, jer previše kontrole šteti, a malo kontrole leči. Kontrola je bitna iz više razloga:
1. Da bi se izbegli poremećaji, problemi i devijacije
2. Radi efikasnijeg funkcionisanja organizacije
3. Da bi se lakše uočile i korigovale greške
4. Daje informacije i ideje za preduzimanje korektivne akcije
5. Daje podsticaj za bolji rad menadžera i zaposlenih

PROCES KONTROLE

Kontrola je proces koji se može posmatrati iz minimum četiri osnovna koraka ( J. Stoner, E. Freeman i D. Gilbert ):
1.Utvrđivanje standarda i metoda za merenje rezultata - ovaj korak treba da se obavi još u fazi planiranja
2.Merenje rezultata i performansi organizacije - zadaci i ciljevi treba da se kvantitativno formulišu