Organizacija i upravljanje timovima

U uslovima savremenog poslovanja jedna od najvažnijih veština koju menadžer ljudskih resursa treba da poseduje je organizacija i upravljanje timovima. Organizacije se sve više oslanjaju na timove u rešavanju zahteva koji se pred nju postavljaju i zato je dobra selekcija članova tima veoma važna za njeno optimalno funkcionisanje.

Da bi selekcija bila adekvatno sprovedena važno je o timu razmišljati kao o grupi čiji članovi imaju komplementarne veštine i okupljeni su oko zajedničke svrhe za čije su ostvarenje podjednako odgovorni. Timovi se razlikuju od drugih grupa jer su odgovornost, učinak i privrženost svrsi zajednički. Timski rada ima jako motivaciono i sinergetsko dejstvo na ponašanje i angažovanje zaposlenih.

Dobar tim karakteriše visoka grupna kohezija - visok stepen pridržavanja grupnih normi i pravila. Optimalni broj članova u timu je od 3 do 8.

Da bi osoba mogla da postane član tima mora da poseduje osobine „timskog igrača“. Ove osobine proizilaze iz osnovnih dimenzija timskog rada, a to su:

*Adaptabilnost – korišćenje informacija kako bi se strategija tima prilagodila okolnostima.
Osobine: fleksibilnost, sklonost da se pomogne drugima, pružanje podrške.

*Zajednička svest o situaciji – deljenje znanja o spoljašnjem i unutrašnjem okruženju tima.
Osobine: timska svesnost, sklonost ka deljenju informacija.

*Praćenje performansi i fidbek – članovi tima daju, traže i prihvataju fidbek vezan za timske zadatke.
Osobine: sposobnost za praćenje performansi, pružanje fidbeka i vršenje korekcija na osnovu fidbeka.

*Tim menadžment – članovi tima usmeravaju i koordiniraju aktivnosti, dodeljuju zadatke, planiraju, organizuju i motivišu druge članove tima.
Osobine: menadžerske sposobnosti, sposobnost motivisanja, planiranja i postavljanja ciljeva.

*Interpersonalni odnosi – članovi tima održavaju optimalne odnose razrešavanjem konflikta, kooperacijom i podizanjem morala.
Osobine: veština rešavanja konflikta, kooperativnost i veština podizanja morala.

*Koordinacija – članovi tima organizuju i raspoređuju resurse i aktivnosti kako bi osigurali da zadatak bude na vreme izvršen.
Osobine: organizacione sposobnosti, upravljanje vremenom, upravljanje aktivnostima.

*Komunikacija – efikasna razmena informacija među članovima tima.
Osobine: sposobnost za traženje, prijem i davanje informacija, davanje priznanja i afirmisanje.

*Donošenje odluka – članovi tima integrišu informacije, identifikuju alternative, biraju rešenja i procenjuju rezultate.
Osobine: procena, evaluacija, rešavanje problema.

Osim osobina koje osobu čine „timskim igračem“ i treba da budu zajedničke svim članovima u okviru svakog tima treba da postoji podela uloga kako bi se obezbedila komplementarnost. Uloge u timu se dodeljuju prema specifičnim sposobnostima i sklonostima članova, a to su: koordinator, radnik u timu, specijalista, kreativac, dizajner, finišer, operater, procenjivač, podstrekač.

Stereotipi o timskom radu

Još na fakultetu učili smo kako je timski rad osnova svake dobre organizacije. Iako je to u većini slučajeva tačno, postoje i određeni stereotipi vezani za timski rad.

1. Timovi su uvek dobro rešenje

Timovi su ponekad gubitak dragocenog vremena kako članova timova tako i menadžera. Ponekad je jednostavnije delegirati zadatak pojedincima. Npr.poslovi koji su rutinski i oni koji zahtevaju brzu reakciju, nisu pogodni za timski nego individualni rad.

2. Timovi uvek trebaju donositi odluke konsenzusom

Informisani članovi tima ponekad treba da donose odluke i individualno. To štedi vreme, ali i čuva kredibilitet individualnih odluka unutar timova.

3. U timu ne postoji pojam JA

Elitni stručnjaci koji se sjedinjuju za neke strateške projekte mogu biti tipični individualisti, jakog ega i neposlušni prema šefovima, tj. vodjama projekta

4. Sa članovima tima moraš se uvek dobro slagati

Jedna od zabluda o timovima je da svi isto misle i da se slažu savršeno. U praksi vrlo retko imamo tim u kojem se sve ličnosti poklapaju. Za to je potrebno vreme, tolerancija, team building. Međutim, kreativna neslaganja mogu biti itekako konstruktivna. Po onoj narodnoj "Više glava više zna".

5. Individualni članovi tima nisu odgovorni za kvalitet rada u timu

Mit da je timski rad grupna veština vrlo često može maskirati tzv. "free-ridere", nesposobne individualce koji mogu ugroziti rezultate celog tima. Teorija tzv. društvenog dangubljenja objašnjava fenomen pri kojem ljudi ne rade tako marljivo u grupama kao što rade individualno. Društveno dangubljenje događa se zbog toga što ljudi u grupama ne osećaju povezanost između njihovog napora i konačnog ishoda događaja tako direktno kao što to osećaju kada rade nešto samostalno.

6. Menadžeri i konsultanti su odgovorni za team building

Članovi tima moraju naučiti komunicirati samostalno, zato što menadžeri i konsultanti nisu stalno sa njima. Ono što se nauči u timskim aktivnostima pod vođstvom instruktora trebaju znati primeniti i kada njih nema.

7. Veštine članova tima važniji su od njihove motivisanosti

Ponekad najstručniji članovi mogu biti i najveći demotivišući faktor. Oni znaju vrlo često biti netolerantni i arogantni individualci koji potcenjuju ostale članove tima i stvaraju stresnu atmosferu. Motivacija, energija, optimizam i entuzijazam pokretačke su sile koje znaju podići tim iz beznadežne situacije, dati mu snagu i potsticaj kada zavlada umor i netrpeljivost. Stručni članovi timova obavljaju svoje zadatke, dok predani članovi tima znaju improvizovati kako bi pronašli najbolje rješenje.

4 faze u razvoju tima

Razvoj svakog tima prolazi kroz četiri faze:

1. Faza formiranja

Prva faza je faza formiranja, kada se grupa konstituiše i uči koje je ponašanje prihvatljivo i šta daje rezultate. Članovi su prvi put zajedno, uzbuđeni su i osećaju nesigurnost, ali i ponos što su deo tima. Članovi tima se medjusobno identifikuju, i iz individualnih profesionalnih uloga prelaze u nove uloge - uloge člana tima. Oni praktično treba da nauče nove uloge i pravila grupnog ponašanja. U ovoj fazi ključnu ulogu igra vođa tima, tako što razvija intenzivne komunikacije povodom njihovih obaveza, i postavjenih zadataka. Minimizira početne teškoće i razbja ''tabu teme''. U prvoj fazi struktura tima je labava, ali se vremenom učvršćuje i postaje sve homogenija.

2. Faza krize

Druga faza je poznata kao faza krize koju pre svega odlikuje dokazivanje učesnika, sumnje u ciljeve, uspone i padovi u moralu, agresija i samoisticanje. U ovoj fazi izbijaju tenzije među članovima tima. Dolazi do zakašnjenja u dinamici izvršenja posla, javljaju se optužbe i stvaraju koalicije i neformalne grupe. Čitav tima je zahvatila kriza, a njeni simptomi su sledeći:

*otpor novim rešenjima,
*pad morala i motivacije,
*javljanje skepticizma u pogledu mogućnosti da izabrani članovi tima i vođa *ostvare postavljene zadatke,
*izražena reakcija i porast agresije u novim ulogama,
*pomanjkanje odgovornosti.

Da bi vodio tim i odgovorio na nastale izazove, vođa tima treba da preduzme sledeće:

*zakazuje sastanak, definiše dnevni red i strogo ga se prdržava,
*usmerava diskusiju na temu sastanka i nedozvoljava ''iskakanje'' van dnevnog reda,
*izbegava sporove i pod kontrolom drži sopstvene emocije,
*profesionalno vodi sastanak po tačkama dnevnog reda i nedozvoljava da članovi tima upadaju jedan drugom u reč,
*dozvoljava replike,
*stoji ispred table tako da ga svi članovi dobro čuju, vide i razumeju,
*ističe pozitivni aspekt sastanka i svoju viziju vođenja tima.

Na ovaj način vođa pomaže timu da prebrodi i izadje iz krize. Tim izlazi jači i sposobniji. Uspostavlja se atmosfera poverenja, razumevanja i poštovanja ideja vodje. Članovi počinju da misle grupno, a ne pojedinačno. Zajednički problemi postaju lični, tim izlazi iz krize i ulazi u sledeću fazu.

3. Faza normalizacije

Treća faza je faza normalizacije kada se usklađuju međusobne razlike i rešavaju konflikti iz faze krize. Između članova tima jača saradnja i prihvataju se postavljene norme ponašanja. Svi učestvuju ravnopravno u procesu. Tim dobija na snazi i ozbiljnosti, konačno definiše svoj profil i identitet i izgrađuje svoj stil rada. Oseća se međusobna saradnja i radi se u skladu sa dinamikom postavljenih zadataka. Dolazi do veće harmonije i takmičarskog duha u pogledu lojalnosti timu i preuzimanju odgovornosti. Javlja se osećaj napretka, jača timska disciplina, raste kohezivnost grupe i razvija se duh solidarnosti timskog rada. Tim staje na ''noge'' i počinje funkcionisati kao ''sat''. Svaki član ostvaruje namenjene uloge i zadatke, stvaraju se uslovi za ulazak u fazu punog stvaralaštva i efektivnosti.

4. Stvaralačka faza

Poslednja faza jeste stvaralačke faza. Naziva se još i faza pune efektivnosti. U ovoj fazi dolazi do prelaska sa razvoja tima na korišćenje strukture grupe da bi se izvršio zadatak. Tim je u zenitu radne aktivnosti i osposobljen za ostvarenje ciljeva zbog kojih je formiran. U funkcionisanju tima vlada velika integracija. Tim je spreman na najsloženije zadatke. Motivacija je u usponu. Uspostavljaju se pune koordinate sa celom organizacijom. Sve karike u timu dobro funkcionišu i međusobno su povezane. Vođa tima konačno može da odahne i da doživi osećaj satisfakcije, ali ni u kom slučaju da se opusti, jer tim može ciklično zapadati u krizu. Vođa mora uvek biti svestan opasnosti i biti spreman da odgovori na svaki izazov.