elektronska posta

SEMINARSKI RAD
IZ PREDMETA POSLOVNA INFORMATIKA
NAZIV SEMINARSKOG RADA: "ELEKTRONSKA POŠTA"


Sažetak: U mom seminarskom radu pisala sam o elektronskoj pošti ili E-mailu, kako se popularno zove danas. Navela sam programe koji se koriste za elektronsku poštu i detaljno obradila prijem, kreiranje, slanje, snimanje, brisanje, štampanje pošte u Outlook Expressu, programu koji se danas najviše koristi za e-mai
KLJUČNE RIJEČI: ELEKTRONSKA POŠTA ILI E-MAIL, OUTLOOK EXPRESS, INBOX, OUTBOX, SENT ITEMS, DELETED ITEMS, DRAFTS, NEW MESSAGE.

Elektronska pošta (E-mail)

Mrežni servis elektronska pošta je nastao 1971. godine, a koncipirao ga je američki inženjer Ray Tomlison. Elektronska pošta je postala veoma popularna iz više razloga, brza je, praktična i jeftina. Koncept je jednostavan, a takva je i praksa. Otkuca se poruka na kompjuteru,unese adresa na koju se salje poruka i pritisne dugme za potvrdu slanja(Send). Gotovo odmah, primalac će je čitati(bilo gdje na svjetu) po cijeni lokalnog telefonskograzgovora. E-mail je značajno olakšao komunikaciju, ispunjavajući prazninu telefonskih razgovora i pisama, jer ne zahtjeva istovremeno prisustvo oba komunikatora. Elektronska pošta je ,ustvari, datoteka koja se kroz mrežu šalje sa jednog kompjutera na drugi.
Rane elektronske poruke bile su ograničene na jednostavne tekstualne poruke, slicne telegramu, ali kako je vrijeme odmicalo tako je i E-mail napredovao, usavrsavao se i razvijao, pa danas uz E-mail se salju i razne vrste pridruženih datoteka. To mogu biti datoteke iz programa za obradu teksta, slike, snimljeni zvuk, odnosno sve što se može snimiti u vidu kompjuterske datoteke.

Nalog i e-mail adresa

Da bi se koristio E-mail pored kompjutera potrebno je i napraviti nalog kod dobavljača internet usluga, a većina ih uključuje e-mail u svoje usluge(teol,blic,inecco…) ili nalog koji obezbjeđuje besplatno korištenje e-maila(kao npr. Yahoo, hotmail) i odgovarajući softver za pristup njihovom serveru za poštu. Potrebna je i jedinstvena e-mail adresa, da bi se koristio e-mail. E-mail adrese se univerzalno konstruišu na isti način, a sastoje se od sljedećih komponenti:

 ime primaoca
 @ (čita se kao ’’et’’), koji razdvaja ime primaoca od preostalog djela adrese
 ime domena servera za poštu(blic,teol…)
 tip servera za poštu(.com, .org…)
 i možda oznaka države(.uk, .yu…)

U adresama e-maila se mogu koristiti slova, brojevi, tačke, i crtice…Obično se ne pravi razlika između malih i velikih slova,ali se najviše koriste mala. Adrese su obično kraće, da se lako izgovaraju i pamte. Najčešće je to ime praćeno prvim slovom prezimena, ili prvi inicijal i prezime.To je jedna od kombinacija,sve ostale su dozvoljene, pod uslovom da je adresa jedinstvena na serveru. (npr. [email protected])
Programi za elektronsku poštu
E-mail softver služi za sastavljanje, pregled i upravljanje porukama koje šaljete ili primate. Zahvaljujući usvojenim standardima za e-mail servere, može se slobodno izabrati bilo koji od popularnih programa za elektronsku poštu:
1. Outlook Express se isporučuje uz čitač weba Internet Explorer. Program je jednostavan i lako se koristi.Nudi liniju menija kao u u Windowsu, paletu sa alatkama i lako razumljivim sadržajem.

2. Microsoft Outlook koji se isporučuje kao čitač Microsofta. Radi na istom principu kao i predhodni program.

3. Netscape Messenger je besplatan server za elektronsku poštu, i dobija se kao dio paketa Netscape Communicator. Takodje je veoma jednostavan za korišćenje.

Slika 1.Prozor Netscape Messengera



4. Eudora je samostalan program, pravljen specijalno za Internet e-mail. Verzija Light je besplatna, međutim, da bi imali napredne opcije, mora se doplatiti opcija Pro. Radi na praktično isti način kao i predhodna dva, sa nekim razlikama u nazivima komandi.

Slika 2. Logo Eudora

Pored ovih programa postoje još mnogi drugi, ali se manje koriste, međutim zajedničko većini njih je da rade na istom principu.
Konfigurisanje e-mail softvera
Svi programi za elektronsku poštu zahtjevaju osnovne informacije o dobavljaču e-mail usluga i o nalogu. Potrebna je i e-mail adresa i internet adrese servera za poštu. E-mail servisi koriste sistem poznat kao POP3 i sistem SMTP za odlaznu poštu.
Rad sa elektronskom poštom
E-mail se veoma jednostavno koristi. Postoje četiri glavne aktivnosti:
 Čitanje pošte
 Sastavljanje novih poruka i pridruživanje datoteka
 Slanje i primanje pošte
 Organizovanje pošte
Outlook Express

Outlook Express je program za rad sa elektronskom poštom koji se najčešće upotrebljava. Obično se njegova ikona nalazi na desktopu i dvostrukim klikom se aktivira, ili pritiskom na Start, pa opcija Programs, zatim Internet Explorer i Outlook Express. Outlook Express ima uobičajenu liniju menija koja sadrži opcije koje su već dobro poznate većini korisnika personalnih računara:File, Edit, View, Tools, Message i Help. Ispod linije menija nalaz se paleta sa alatkama, ikonama za brz pristup svim glavnim aktivnostima za rad sa elektronskom poštom.


Slika 1. Prozor Outlooka Expressa

U otvorenom Outlook Expressu u lijevom dijelu prikazana je lista raspoloživih direktorijuma. Pritiskom na jedan od direktorijuma na listi, Outlook Express ce se prebaciti na displej sa tri dijela. Lista raspoloživih direkorijuma prikazana je u gornjem lijevom dijelu. Gornji desni dio prikazuje listu poruka koje se nalaze u izabranom direktorijumu. U donjem desnom dijelu prozora je sadržaj poruke izabrane na listi poruka u gornjem desnom dijelu.

Alatke Outlook Expressa

Paleta sa alatkama za rad sa osnovnim funkcijama elektronske pošte nalazi se ispod linije menija:



Slika 3. alatke Outlook Expressa


Direktorijumi za poruke

Na lijevoj strani prozora Outlook Expressa nalazi se okvir sa listom direktorijuma:
 Inbox-direktorijum u koji se smještaju pristigle poruke
 Outbox-direktorijum u koji se smještaju odlazne poruke
 Sent Items-direktorijum sadrži poruke koje su već poslate
 Deleted Items-direktorijum u kom se čuvaju poruke koje ste izbrisali, dok ne odlučite da ih trajno obrišete sa diska komandom Empty’’Deleted Items’’ Folder iz menija Edit.
 Draft-direktorijum u kom se čuvaju skice novih poruka

Primanje poruka

Nova pošta stiže u direktorijum Inbox. Plavi broj u zagradi pored direktorijuma označava broj pristiglih nepročitanih poruka. Nove i nepročitane poruke prikazane su debljim crnim slovima da bi se lakše uočile.
Statusna linija u donjem lijevom uglu prozora Outlook Expressa pokazuje koliko novih poruka ima i koliko njih još nije pročitano.
Pročitana poruka više se ne ispisuje debljim crnim slovima, a broj nepročitanih poruka-Unread, se smanjuje za jedan.
Dvostrukim klikom na poruku, otvara se se novi prozor sa sadržajem poruke. Može se istovremeno otvoriti više poruka , a prozori povećavati i pomjerati po potrebi.
Osjenčeno polje na vrhu prozora prikazuje detalje poruke:
 From-pošiljaoc poruke
 Date-datum i vrijeme slanja poruke
 To-primalac poruke
 Subject-predmet





Sastavljanje novih poruka
Da bi se sastavila nova poruka, na liniji sa alatkama treba pritisnuti dugme Create Mail. Otvorice se novi editor za poruke New message.



Slika 4. New message

Pored uobičajene linije menija koja sadrži opcije File, Edit, View, Insert, Format, Tools, Message, Help ispod nje se nalaze alatke za poruke.



Slika 5. alatke u editoru za poruke New Message



Ispod ovih alatki u editoru New Message se nalaze četiri polja koja treba popuniti da bi poruka otišla na željenu adresu i pod kojim nazivom. U polje To upisati adresu primaoca, zatim u polje Cc(Carbon copy) upisati adrese primaoca kojima se želi poslati kopije poruke. Kad je poruka primljena, svi primaoci će moći da vide kome je adresirana poruka i kome su sve poslate kopije poruka. Polje Bcc(Blind carbon copy)-šalje kopije kao i Cc, ali krije imena ostalih primaoca kopije. U polje Subject(predmet) upisati kratko šta je naslov poruke da primalac zna šta je predmet poruke.
Ispod ove četiri stavke nalazi se još jedan alatni red,tj. alatke za formatiranje poruka.



Slika 6. alatke za formatiranje poruka




Ispod ovog alatnog reda nalazi se prostor za poruku, gdje treba otkucati tekst i formatirati ga. U prozoru New message tekst se može isjecati, kopirati i umetati. Outlook Express nudi mogućnost primjene raznih efekata za tekst, umetanja slika, bojenja pozadine i stavljanje hiper veze koje šalju primaoca poruke direktno na Web stranicu. Kad je tekst otkucan i formatiran potrebno je stisnuti još dugme Send u gornjem lijevom dijelu alatki editora.
Često se elektronska pošta šalje istom krugu osoba, da se ne bi pamtile te adrese i da bi se uštedjelo na vremenu treba unijeti te adrese u Address Book, čija ikona se takođe nalazi u editor alatkama. Tako će Outlook Express automatski pokušati da dopuni ono što kucate u polju primaoca imenom koje se nalazi u adresaru. Takođe postoji i mogućnost biranja imena direktno iz adresara. U meniju Tools izabrati opciju Select recipients. Izabrati zatim ime i odrediti način slanja poruke.


Pridruživanje datoteka poruci, njihov prijem i snimanje

Ako treba elektronskom poštom poslati formatiran tekst iz Worda ili neki dokument napravljen u Excelu, potrebno ih je prvo pridružiti poruci. Prije nego što se pošalje poruka, treba pritisnuti dugme Attach(sa sličicom spajalice za papir). Otvara se prozor Insert Attachment u kojem treba izabrati datoteku koju treba poslati, nakon čega stiskom na dugme Attach datoteka biva pridružena.

Kada u Outlook Expressu primite poruku kojoj je pridružena datoteka, u prozoru Inbox, na početku reda sa porukom vidjeće se sličica sa spajalicom. Kada se poruka otvori, u gornjem desnom uglu zaglavlja nalaziće se sličica spajalice. Da bi pridružena datoteka bila snimljena na disk, treba stisnuti sličicu spajalice i u meniju izabrati opciju Save Attachments, zatim u polju Save To izabrati direktorijum u koji treba smjestiti datoteku.


Odgovaranje i prosleđivanje poruka

Kada se počnu primati poruke, na neke će trebati i odgovoriti, a neke će trebati i proslijediti na drugu adresu. Da ne bi za svaki odgovor morali sastavljati novu poruku, može se jednostavno pritisnuti dugme Reply-odgovor pošiljaocu poruke ili Reply All-odgovor svim pošiljaocima, ili dugme Forward-za prosleđivanje poruke. Pritiskom na jedno od ovih dugmića, Outlook Express stvara novu poruku na bazi originala. Predmet će biti kopija prvobitnog predmeta, ali sa prefiksom Re: (odgovor) ili Fwd:(prosleđeno). Originalna poruka će biti iskopirana u novu sa naslovom Original Message.

Kad sastavljamo nove poruku, ili odgovaramo na primljene u offline režimu(kad niste u mreži) i zatim pritisnemo Send, poruka se ne šalje odmah, već biva smještena u direktorijum Outbox. Ako Outbox sadrži poruke, vidjećese broj u zagradi pored naziva direktorijuma koji vam ukazuje na broj poruke koje čekaju na slanje.
Mnogo je ekonomičnije sastavljati poruke i odgovore u offline režimu, onda se uključiti na mrežu i poslati ih odjednom. Kad je sve spremno za slanje i primanje poruka, treba pritisnuti dugme Send and Receive. Outlook Express će pozvati dobavljača, poslati sve poruke koje čekaju u Outboxu, provjeriti nove prispjele poruke i prebaciti ih u Inbox.
Brisanje poruka

Direktorijumi Inbox i Sent Items će se vremenom napuniti starim porukama, koje bi trebalo obrisati, ako ih ne treba čuvati. Da bi poruku obrisali, treba je prvo obilježiti u dijelu za prikazivanje poruka i pritisnuti taster Delete ili dugme Delete na paleti sa alatkama. Poruka će biti premještena u direktorijumu Deleted Items. Da bi se poruka definitivno obrisala sa diska, treba kliknuti na direktorijum Deleted Items i iz menija dati komandu Empty Folder.
Skice poruka(Drafts)

U pripremi poruke često se desi da je treba odložiti, jer treba unijeti neke izmjene ili se čekaju dodatne informacije. Komanda Save iz menija File smješta nedovršenu poruku u direktorijum Drafts. Poruka se može zatvoriti odmah i završiti bilo kad.
Organizovanje poruka

Neke od primljenih poruka se pročitaju i odmah obrišu, dok neke sadrže informacije koje treba sačuvati. Radi boljeg pregleda i organizacije u Outlook Expressu pored već postojećih direktorijuma, možete sami napraviti direktorijume u koje ćete smještati svoje poruke.


Sopstveni direktorijumi za poruke elektronske pošte dodajemo opcijom New Folder u meniju File. Otvara se prozor Create Folder. Ako treba napraviti novi direktorijuim na nivou direktorijuma Outlook Expressa, u polje Folder name potrebno je upisati ime i pritisnuti ok.
Ili ako je potreban poddirektorijum, izabere se direktorijum u koji će biti smješten novi poddirektorijum, zatim File-New Folder-Create Folder , unese naziv i pritisne ok. Novi direktorijum će se pojaviti na listi na lijevoj strani prozora Outlook Expressa.

Kopiranje i premještanje poruka

Poruke se kopiraju komandom Copy to Folder iz menija Edit ili iz menija koji se otvara nakon klika desnim tasterom miša na poruku. Otavara se prozor Copy u kojem se izabere direktorijum u koji treba kopirati poruku i stisne dugme ok.
Premještanje poruka se vrši komandom Move to folder iz menija Edit. Otvara se prozor Move u kojem birate takodje direktorijum u koji želite premjestiti poruku, nakon toga ok i poruka je premještena. Poruka se takođe iz jednog direktorijuma u drugi može premjestiti povlačenjem sa liste u gornjem desnom dijelu i spustiti na drugi direktorijum u lijevom dijelu.
Sortiranje poruka

Da bi poruke u direktorijumu bile preglednije, mogu se sortirati na nekoliko načina. Prvo treba označiti direktorijum čiji sadržaj treba sortirati. Zatim u meniju View izaberite opciju Sort By i od ponuđenih opcija izabrati jednu i na taj način će biti sortiran sadržaj:

 Priority-po dodjeljenom prioritetu
 Attachment-po pridruženoj datoteci
 Flag-po dodjeljenim oznakama
 From-po imenu pošiljaoca
 Subject-po predmetu
 Received-po datumu prijema
 Sort Ascending-po rastućem redoslijedu
 Sort Descending-po opadajućem redoslijedu



Slika 10. sortiranje poruka
Pronalaženje poruka

Pritiskom na dugme Find u glavnom alatnom redu ili komanda Find u meniju Edit. Otvara se prozor Find Message koji pretržuje direktorijum Inbox ili direktorijum koji zadate pritiskom na dugme Browse.


Slika 11. Find Message


Potrebno je unijeti poznate podatke u polja From, To, Subject, i Message. Unijeti datume u polja Received before-primljeno prije i Received after-primljeno poslije. Takođe mora se uključiti opcija Message has attachment(s), ako poruka ima pridruženu datoteku i Message has Flag, ako je poruka označena. Pritisnuti zatim dugme Find i Outlook Express će na dnu prozora prikazati rezultate pretrage.

Snimanje poruka na disk

Poruke se snimaju na disk u obliku datoteke, u formatu elektronske pošte *.eml ili u tekstualnom formatu *.txt. Prvo treba označiti poruku, pa zatim iz menija File zadati komandu Save as. Otvara se prozor Save Message As gdje treba izabrati direktorijum u koji treba snimiti poruku, imenovati je, zadati vrstu datoteke i pritisnuti dugme Save.
Štampanje poruka

Elektronska pošta se može čuvati i na papiru. Prvo je potrebno označiti poruku, zatim otvoriti meni File i zadati komandu Print. Otvara se prozor Print , u njemu je potrebno podesti parametre štampe, zatim pritisnuti dugme Print i poruka ce biti odštampana.



Slika 12. štampanje elektronske pošte



Zaključak

Elektronska pošta je jedan od glavnih vidova komunikacije u 21. vijeku. Danas ko ne zna rukovati elektronskom poštom smatra se nepismenim, a mnogo je takvih ljudi i zato sam u mom seminarskom radu detaljno obradila Outlook Express najpopularniji program za ovaj vid komunikacije. Isto tako možemo konstatovati da danas nema ni jedne firme niti jednog poslovanja bez elektronske pošte, ona je danas jednostavno neizostavna u svim sverama života.







LITERATURA

1) Marić, V. i Stojanović, D., ’’Informacioni sistemi’’, Izdavač ’’Ekonomski fakultet’’ Banja Luka 2003. Strana 317-319(Knjiga-udžbenik...)
2) Egić, V. i Gambiroža D., ’’Internet’’, Izdavač ’’PC knjiga’’ Beograd 2004. Strana 79-85(Rad iz naučnog časopisa)
3) www. mailnavigator. com, novembar 2005.(Internet)
4) www. eudora. com, novembar 2005.(Internet)
5) www. netscape. com, novembar 2005.(Internet)



Sadržaj
Elektronska pošta (E-mail) 1
Nalog i e-mail adresa 1
Programi za elektronsku poštu 2
Konfigurisanje e-mail softvera 3
Rad sa elektronskom poštom 3
Outlook Express 3
Alatke Outlook Expressa 4
Direktorijumi za poruke 5
Primanje poruka 5
Sastavljanje novih poruka 6
Pridruživanje datoteka poruci, njihov prijem i snimanje 8
Odgovaranje i prosleđivanje poruka 9
Slanje i primanje poruka 10
Brisanje poruka 10
Skice poruka(Drafts) 10
Organizovanje poruka 10
Kopiranje i premještanje poruka 11
Sortiranje poruka 11
Pronalaženje poruka 12
Snimanje poruka na disk 13
Štampanje poruka 13
Zaključak 14
LITERATURA 15