Centralna pisarnica

Maturski, seminarski i diplomski radovi iz menadžmenta.

Ova tema govori o veoma važnom dijelu kancelarijskog poslovanja a to je dio koji govori o centralnoj pisarnici.Kao što će se vidjeti u nastavku, centralna pisarnica obavlja poslove kancelarijskog poslovanja za sve organe određenog nivoa vlasti.To je mjesto koje spaja stranku sa organom kojem je posvećena centralna pisarnica.
Obradit će se neka ključna poglavlja koja obavlja centralna pisarnica.To je npr. pojam pošte u kojem će se govoriti o prijemu, pregledu pa sve do prosleđivanje iste. Nadalje će se govoriti o vođenju evidencija i to osnovnih i pomoćnih evidencija kao i rukovanje aktima i predmetima u toku obrade pa sve do predaje istih arhivu
Kroz sve ovo vidjet će se način funkcionisanja centralne pisarnice i koliki je njen značaj u pravilnom funkcionisanju organa uprave.

PREDMET, CILJ I METODE PISANJA

Predmet

Predmet istraživanja je odrediti konceptualni značaj određenja pojma centralne pisarnice, dinamike unutar iste te naznačiti značaj centralne pisarnice unutar organa uprave kojem je posvećena.

Cilj

Cilj rada je utvrditi aspekte funkcionisanja centralne pisarnice te potvrditi značaj svih faza u radu centralne pisarnice koje doprinose ispravnom i uspješnom radu iste na opšte zadovoljstvo svih..

Metoda

U toku istraživanja koristio sam metod teorijskog objašnjenja.

CENTRALNA PISARNICA

Organ uprave obavezno formira glavnu pisarnicu da bi ona primala, pregledala i otpremala poštu, da vodi kako osnovne tako i pomoćne evidencije o jedinicama dokumentacije, kao i da organizira i vrši nadzor nad rukovanjem aktima i predmetima u toku obrade i na kraju da provodi mjere zaštite dokumentacije do njene predaje u arhiv.
Takođe je bitno da organ uprave imenuje šefa pisarnice odnosno da imenuje lice koje će obavljati poslove šefa pisarnice.Dužnosti i zadaci šefa pisarnice su da prima, otvara, pregleda i signira poštu, nadalje da evidentira i arhivira povjerljive i strogo povjerljive predmete, vodi prepisku u vezi sa kancelarijskim poslovanjem, vrši organizaciju rada pisarnice, da vodi računa o pravilnoj primjeni propisanog sistema kancelarijskog poslovanja, kao i da na kraju podnosi izvještaj o stanju i kretanju predmeta i da vrši druge poslove i zadatke.

POJAM POŠTE

Sve što je predmet prijema i otpreme u organu uprave smatra se poštom.

Prijem pošte

Kada se pošta uputi u organ uprave, ona se po pravilu prima na određenom mjestu koje je u sklopu pisarnice.Organ uprave je dužan da primi poštu koja je upućena tome organu ili ako mu je neko želi uručiti.Što se tiče prijema pošte u fizičkom obliku nju prima ovlašteni službenim pisarnice a poštu u usmenom obliku zaprima službeno lice kojem se ona daje.Takva se izjava zapisuje ili snima.U slučaju ne nadležnosti organa uprave za prijem usmene izjave službenik pisarnice će obavijestiti lice o ne nadležnosti ali ako lice i dalje inzistira na prijem pošte organ uprave će istu zaprimiti.
Kada je u pitanju vrijeme prijema pošte, ona se u fizičkom obliku zaprima u toku radnog vremena( misli se na redovno radno vrijeme).Vrijeme prijema pošte u fizičkom obliku je dan kada ovlaštena službena osoba organa uprave preuzme poštu od lica koje predaje poštu.Isto tako pod vremenom prijema usmene pošte tj. u usmenom obliku, se smatra dan ( sat i minuta po potrebi) kada je završen postupak uzimanja izjave od stranke.
Prilikom predaje pošte može se utvrditi da pošta ima neke nedostatke (akt nije potpisan, nema adrese stranke itd.).U tom slučaju lice ovlašteno za prijem pošte ukazuje stranci na otlrivene nedostatke ali takođe pomaže tj. usmjerava stranku ka načinu njihovog otklanjanja.
Potvrda o prijemu pošte izdaje se na otisku prijemnog štambilja, upisivanjem datuma prijema i evidencione oznake, a potvrdu potpisuje radnik koji je primio akt.Ako je riječ o upravnom postupku, prilikom prijema podneska, stranci se ukazuje (pismeno) na zakonski rok unutar koga će biti donesen i dostavljen upravni akt, a po osnovi zahtijeva stranke.

Otvaranje i pregledanje pošte

Poštu koja se primi u zatvorenim omotima, kovertama, paketima i slično , otvara za to ovlašteni službenik pisarnice.što se tiče povjerljive i strogo povjerljive pošte