Planiranje i organizovanje dogadjajima

Maturski, seminarski i diplomski radovi iz menadžmenta.

Da bi se uspesno osmislile, organizovale, i realizovale razlicite vrste dogadjaja za odredjenog klijenta ili za licne potrebe potrebno je pristupiti prvo izradi detaljnog plana.
Dogadjaji kako planirani tako i ne planirani su potreba i neminovnost svakodnevnice od samog nastanka coveka,kao sto su praistoriji prvi ljudi planirali dogadjaje (lov, selidbu, izgradnju sklonista…) tako i u savremenom svetu ljudi svakodnevno planiraju i organizuju dogadjaje veceg ili manjeg obima, razlicite funkcije i namene.

PLANIRANJE DOGADJAJA

Planiranje dogadjaja obuhvata:
•Definisanje planskih ciljeva
•Analiziranje snaga i slabosti u izrazima sposobnosti za zadovoljenje buducih ciljeva
•Identifikovanje nacina za izvrsenje ciljeve
•Implementiranje akcionog plana i vrednovanje rezultata

Dobro planiranje dogadjaja je slozen proces, koji mora biti sveobuhvatan i fleksibilan, on obuhvata niz znacajnih koraka i planovi se moraju prilagoditi nizu uslova, kao sto su: meteoroloski, kulturni, socijalni, ekonomski, demografski, politicki, konkurentski, itd. Dobro planiranje je presudno za uspeh i konkurentnost organizacije.

STRATESKI PLAN

Iz prikazane slike vidimo da se planski process deli na stratesko i operativno planiranje. Stratesko planiranje se bazira na odredjivanju misije, ciljeva i politika, structure i finansiranja kao i odlucivanja o strategijama koje ce se ostvariti.
Operativno planiranje obuhvata specificne korake koji su neophodni u primeni strategija.

RAZVIJANJE STRATESKOG PLANA

Definisanje namere misije i ciljeva i analiza internog i eksternog okruzenja predstavlja polazne i najvaznije korake u definisanju odgovarajuce strategije. Sama strategija u mnogome zavisi od vizije i upravljackih sposobnosti samog menadzera dogadjaja, koji vrlo cesto istupaju iz formalnog plana i strategije dogadjaja.
Minzberg je dokazao da “razvijanje vizije” predstavlja srce strateskog plana. Ono predstavlja process postavljanja sirokih okvira za strategiju, ili identifikovanja elemenata zeljene buducnosti.
Svaki dogadjaj pored vizija mora imati i svoju misiju, koja motivise i podstice sve dalje ucesnike u planiranju i organizovanju dogadjaja.
Vizija prema Getzu ce se prevesti u ciljeve koji se odnose na:
•zeljenju velicinu (prisustvo, obim, prihodi, osoblje)
•zeljenjo okruzenje (objekti, lokacija)
•zeljenu reputaciju i trzisnu poziciju (najbolji i najveci dogadjaj te vrste u okviru definisanog podrucja)
•zeljeni marketing
•zeljeno finansijsko stanje (profit, samozadovoljnost i rast)
Nakon misije menadzer dogadjaja mora odrediti ciljeve koji predstavljaju kljucne elemente procesa i moraju biti dobro osmisljeni. Ciljevi se razlikuju u nekoliko kljucnih karakteristika (akronim SMART) :
•specificni-fokusirani na misiju dogadjaj
•merljivi- izrazeni u konciznoj i merljivoj formi, radi kasnije procene dogadjaja
•ostvarljivi- da se mogu realizovati raspolozivim resursima
•relevantni- primenjivi u tekucem okruzenju u kome funkcionise organizacija dogadjaja
•vremenski sprecificni- da budu ostvareni u preciziranom vremenskom intervalu

Ciljevi u zavisnosti od misije, kao i od same vrste dogadjaja mogu biti razliciti.
Ciljevi promocije se ogledaju u:
•pruzanju novih informacija o novom proizvodu ili kompaniji
•okupljanju ljudi izvan poslovnog prostora firme
•idejama vezanih za razmenu
•pronalazenju solucija za postojece probleme
•lansiranju novih proizvoda
•obezbedjenje treninga

Ciljevi korporativnog dogadjaja su:
•pruzenje zahvalnosti zaposlenima
•pruzanje zahvalnosti klijentima
•pruzanje zahvalnosti dobavljacima
•nagradne vecere
•dovodjenje skupova dobavljaca i osoblja
•lansiranje proizvoda
•podrska fund-raisinga (prikupljanje sredstava) naporima za koje se korporacija zauzima
•razvijanje svesti u javnosti
•prepoznavanje trgovacke marke

Ciljevi dogadjaja na kojima se prikupljaju sredstva za razne neprofitne organizacije (fund-raises) su sledeci:
•prikupljanje sredstava za istrazivanje
•medijska paznja
•razvijanje svesti u javnosti
•privlacenje novih sponzora, pristalica i donatora
•povecanje broja volontera i razvijanje mailing lista za buduce dogadjaje, sponzorstva i donatorskih molbi

Specijalni dogadjaji mogu u sebi sadrzati sledece ciljeve:
•sticanje medijske paznje
•prepoznatljivost u javnosti
•privlacenje novih klijenata
•lansiranje proizvoda
•predstavljanje nagradjenih
•pokloni

Nakon jasnog definisanja ciljeva menadzeri pristupaju PEST i SWOT analizi.
PEST (Political Environmental Sociological Techologival) analiza obuhvata ,kao sto je navedeno, politicke, ambijentalni, socioloske i tehnoloske analize okruzenja i njihovo eventualno delovanje na sam dogadjaj.
SWOT (Strength Weakness Opportanity Trouble) ili situaciona analiza se odnosi na analizu snaga i slabosti, s jedne, i mogucnosti i opasnosti sa druge strane okruzenja i delovanja na organizaciju dogadjaj.
Sledeci korak pri formiranju strategije je istrazivanje trzista koji treba da pruzi inforamcije o smernicama pri daljem planiranju i organizovanju dogadjaja, vezano za potencijalne potrosace.