СТАВЉАЊЕ У АРХИВУ

СТАВЉАЊЕ У АРХИВУ (АРХИВИРАЊЕ) И ЧУВАЊЕ ПРЕДЕТА

Завршени (архивирани) предмети и други регистратурски материјали чувају се у архиви у одговарајућим регистратурским јединицама (фасциклама, кутијама, регистраторима), смештеним у одговарајуће полице или ормаре, у подесним, сувим и светлим просторијама осигураним од нестајања, влаге и других оштећења.
На регистратурским јединицама уписују се подаци: назив органа у чијем је раду настао регистратурски материјал; година настанка материјала и класификациона ознака, број предмета, као и редни број под којим је регистратуска јединица уписана у архивску књигу. На регистратуским јединицама се такође ставља ознака о року чувања предмета.
Акти и предмети који су одређени као државна, војна или службена тајна евиденције о њима чувају се издвојено у челичним касама на начин којим се обезбеђује чување њихове тајности.
Сав регистратуски материјал заједно са основним евиденцијама уписује се у архивску књигу по годинама и класификационим знацима. Архивска књига води се као општи инвентарски преглед целокупног архивског материјала из ранијих година.
Завршени предмети и други регистратуски материјали чувају се у архиви према редним бројевима из архивске књиге.
Органи државне управе дужни су, у складу са утврђеним листама категорија регистатурског материјала и роковима чувања, да врше текуће одабирање и излучивање безвредног регистратурског материјала.
Обрађивач предмета, пре архивирања предмета, ставља ознаку «а/а» за архивирање предмета са роком чувања који је утврђен у листи регистратурског материјала. Сви предмети и акти за које је листама категорија регистратурског материјала утврђено да представљају архивску грађу добијају ознаку – „архивска грађа“.
Не смеју се ставити у архиву предмети у којима није обрађен спољни и унутрашњи део омота списа, а код управних предмета – ако нема одговарајуће одлуке којом се управни поступак окончава и доказ о достављању одговарајућег управног акта странци.
Решени предмети се одлажу у архиву писарнице, а картице ових предмета у пасивну картотеку предмета. Решени предмети се чувају у архиви писарнице најдуже до истека текуће године. После тога се пребацују у архивски депо заједно са одговарајућим картицама из пасивне картотеке.
Пре стављања у архиву треба проверити да ли је предмет завршен, да ли се у предмету налазе неки прилози или документи које треба вратити странкама, да ли уз њих грешком нису припојени неки други предмети или њихови делови итд.
Завршени предмети и други регистратурски материјал чувају се у архиви у регистратурским јединицама према редним бројевима из архивске књиге. Архивска књига се не закључује на крају године, већ се води у непрекидном нису бројева.
За сваку класификациону ознаку, по правилу, треба предвидети у архиви писарнице посебну фасциклу (омот, кутију, корице) у коју ће се предмети слагати у оквиру једног класификационог знака. Због великог обима регистратурског материјала, у оквиру једног класификационог знака, може се формирати више фасцикли. Свака фасцикла представља посебну регистратурску јединицу.
Предметима стављеним у архиву писарнице рукује одређени радник писарнице.
Предмети из архиве издају се само уз реверс. Реверс се одлаже на место узетог предмета, а по повратку предмета реверс се поништава. Предмет узет на реверс може се држати у органу државне управе највише 60 дана. Разгледање и преписивање архивираног акта врши се сходно прописима о општем управном поступку.
У архивску књигу уписује се регистратурски материјал из претходне године најкасније до 30. априла текуће године, до ког датума се препис архивске књиге доставља надлежном архиву.
Безвредни регистратурски материјал излучује се сваке године уз знање надлежног архива, путем одговарајуће комисије а према утврђеним роковима чувања из листа категорија регистратурског материјала. О излучивању безвредног регистратурског материјала води се записник. Копија записника доставља се надлежном историјском архиву.
Регистратуски материјал настао у раду подручних јединица органа државне управе ван њиховог седишта чува се десет година у подручним писарницама, а после тога одабрана грађа доставља се надлежним органима државне управе у њиховим седиштима (министарствима у Београду).

17. АРХИВСКА КЊИГА

Начин вођења и коришћења архивске књиге органа управе регулисан је Упутством о начину вођења и коришћења архивске књиге („Службени гласник СРС“, број 47/81).
Према одредбама овог упутства, писарнице органа управе дужне су да у оквиру канцеларијског пословања воде архивску књигу као општи инвентарни предмет целокупног регистратирског материјала насталог у органу управе.
Уписивање у архивску књигу врши се на следећи начин:
Пример
АРХИВСКА КЊИГА

Ред. број Датум уписа Година односно
Раздобље настанка Класификациона ознака САДРЖАЈ Количина
регистрат.
матријала Просторија
и полица Рок чувања Примедба
1 2 3 4 5 6 7 8 9
58. 5.02.07. 2006. 031 картотека 2
кутије 2/12 трајно
59. 5.02.07. 2006. 031 интерна дост.
књига 1 ком. 2/12 5 година.
60. 5.02.07. 2006. 010 уставни пред. 1 јед. 2/12 трајно
61. 5.02.07. 2006. 020 органи власти 1 јед. 2/12 трајно
62. 5.02.07. 2006. 111 конкурси 1 јед. 2/12 5 год.
63. 5.02.07. 2006. 206 регистар
становништва 5 књ. 2/12 трајно


1) у рубрику „редни број“ уписује се од 1. па надаље бројеви истоврсног регистратурског материјала насталог током једне године, без обзира на број регистратуских јединица. Редни бројеви настављају се у архивској књизи континуирано из године у годину. Регистратурске јединице обележавају се редним бројем под којим су уписане у архивској књизи;
2) у рубрици „датум уписа“ уписује се дан, месец и година уписа регистратуског материјала. Овај материјал из претходне године уписује се у архивску књигу најкасније до априла наредне године;
3) у рубрику „година настанка“ уписује се година односно период у којем је регистратурски материјал настао. За овај материјал који обухвата податке из више година уписује се само почетна година;
4) у рубрику „садржај“ уписује се кратка садржина регистратурског материјала и класификациони знак;
5) у рубрику „количина регистратурског материјала“ уписује се укупан број регистратуских јединица истоврсног регистратурског материјала;
6) у рубрику „просторија и полица“ уписује се податак у којој просторији и на којој полици односно у ормару је смештен регистратурски материјал, као и све доцније промене у смештају;
7) у рубрику „примедба“ уписује се број решења о примопредаји архивске грађе надлежном архиву.
Препис архивске књиге за протеклу годину органи управе достављају надлежном архиву најдаље до краја наредне године.

18. ПОСЛОВИ У НЕПОСРЕДНОЈ ВЕЗИ СА КАНЦЕЛАРИЈСКИМ ПОСЛОВАЊЕМ

Службени акт

Акти службене преписке обавезно садрже: заглавље које се састоји из назива државе, назива и седишта органа, класификационог знака, броја и датума акта; назив и седиште примаоца; текст акта; број прилога који се прилажу уз предмет, односно акт; отисак службеног печата и функцију и потпис овлашћеног лица. Поред наведених делова, службени акт мора, ради лакшег и бржег руковања, садржати и друге податке (везу бројева, констатацију коме је све акт достављен и сл.).
Заглавље се ставља у горњи леви угао акта, испод грба Републике Србије и садржи: назив Републике Србије, назив органа државне управе, број акта, датум акта, седиште органа државне управе са адресом и бројем телефона, иницијале презимена и имена радника органа државне управе који је саставио акт. Иза назива органа државне управе ставља се и назив унутрашње организационе јединице, ако таква постоји.
За органе општина, градова и града Београда иза назива Републике ставља се назив општине, града односно града Београда. У актима који су настали у управним окрузима, испод датума настанка акта уписује се назив и седиште округа.
Број акта одређује се према класификационом и редном броју из основне евиденције предмета (картотека, скраћени деловодник), односно класификационог и редног броја помоћних евиденција, ознаке органа, односно организационе јединице.
Адреса примаоца акта састоји се из пуног назива и седишта правног лица, односно имена и презимена и пребивалишта примаоца – физичког лица, уз назначење улице и кућног броја, а по потреби и ближег одредишта.
Кратка садржина акта „предмет“, ставља се са леве стране испод адресе примаоца. Испод ознаке „Предмет“ стављају се ради лакшег здруживања: број и датум примљеног акта на који се одговара или број и датум отпремљеног акта и сл.
Текст акта мора бити јасан, сажет и читак. У тексту се могу употребљавати само оне скраћенице које су уобичајене и лако разумљиве. Законе и друге прописе који се наводе у акту треба исписати пуним називом, уз означавање службеног гласила у коме су објављени.
Име и презиме лица овлашћеног за потписивање исписује се без заграда, непосредно испод његове функције. На сваком акту који се отпрема ставља се са леве стране од места за потпис овлашћеног лица отисак печата и то тако да отисак печата једним делом захвати текст назива функције потписника акта.
Прилози који се достављају уз акт означавају се или њиховим укупним бројем (на пример: прилога пет) или њиховим називом (на пример: извод из матичне књиге рођених, уверење и сл.). Ознака о прилозима ставља се испод завршетка текста акта са леве стране. Прилози треба, по правилу, да буду сложени по реду излагања материје у акту.
Службени акт на крају садржи констатацију о томе коме је све акт достављен.
У случају да се примљени акт доставља на решавање другом надлежном органу, о томе се обавештава пошиљалац акта ради знања.

lektira, studentski, poslovna, megatrend, diplomski radovi , magistarski radovi, maturalni radovi, diplomski rad, eseji, maturski radovi, seminarski radovi, diplomski radovi, master radovi, magistarski radovi, domaci radovi, domaci zadaci, projekti, maturalni, maturalne radnje, seminarski, maturski, diplomski, ekonomija, ekonomski, pravo, prava, menadzment, marketing, instalacija, tutorijal, tutorijali, tutorial, baze, baza, sistemi, informatika, ekonomika preduzeca, analiza, racunovodstvo, bankarstvo, osiguranje, spoljnotrgovinsko poslovanje, poreski sistem, politika, inteligencija, psihologija, sociologija, geografija, etika, kultura, fizika, seminarski rad, maturski rad