ПОЈАМ И ЗНАЧАЈ КАНЦЕЛАРИЈСКОГ ПОСЛОВАЊА

Значај

Рад органа државне управе, предузећа и посебних организација кaда врше јавна овлашћења одвија се уз примену правила канцеларијског пословања и уз обављање канцеларијских послова, од чега у великој мери зависи њихов успешан и правилан рад. Добра организација унутрашњег пословања органа државне управе предуслов је за успешно извршавање послова државне управе. Без обављања канцеларијских послова органи државне управе, територијалне аутономије, локалне самоуправе, јавна предузећа и друге организације не би могли извршити своје основне задатке и послове за које су образоване и због којих постоје. Значај канцеларијског пословања је у томе што као обезбеђује ефикасно и уредно пословање органа државне управе.

Појам

У вршењу канцеларијских послова полази се од стечених искуства и научних достигнућа која су применљива у канцеларијском раду. На основу стечених искуства утврђен је знатан број заједничких правила заснованих на истим начелима. Та заједничка начела и правила називају се правилима канцеларијског пословања. Појам канцеларијско пословање може се посматрати у ужем и ширем смислу.
Канцеларијско пословање у ужем смислу обухвата само пословање са актима тј. оне послове који се односе на канцеларијско-технички рад и обухватају примање и прегледање поште, аката и предмета, завођење, распоређивање и достављање у рад аката односно предмета, административно-техничко обрађивање предмета, отпремање поште, развођење аката и предмета, архивирање и чување аката и предмета, излучивање безвредног регистратурског материјала и предају архивске грађе надлежном архиву.
Канцеларијско пословање у ширем смислу обухвата, поред послова који спадају у канцеларијско пословање у ужем смислу и све административне, административно– техничке и манипулативне послове који су у непосредној вези са њима, а имају за циљ да органима и организацијама обезбеде експедитивност и законитост, уредност и правилност у извршавању основне функције (распоред радних просторија, организација пријема странака, употреба телефона, библиотека и др.).
Задатак канцеларијског пословања je да обезбеди правилно кретање и евидентирање аката и друге службене документације органа државне управе и органа који врше поверене послове државне управе и њихов службени саобраћај са другим органима, организацијама и грађанима. Да би одговорили задацима канцеларијско пословање мора бити: тачно, уредно, једноставно, прегледно, економично, експедитивно и рационално.



2. ПРОПИСИ КОЈИМА ЈЕ РЕГУЛИСАНО КАНЦЕЛАРИЈСКО ПОСЛОВАЊЕ

Закон о државној управи садржи одредбу којом дефинише појам канцеларијског пословања тако да канцеларијско пословање обухвата евидентирање, чување, разврставање и архивирање материјала који је примљен у рад органа државне управе или који настане у раду органа и сва друга питања везана за пословање органа државне управе. Истим Законом прописано је да се канцеларијско пословање уређује уредбом Владе.
Закон о државној управи садржи и одредбу о означавању органа државне управе, којом је прописано да се на зградама у којима су смештени органи државне управе истичу се назив органа, грб и застава Републике Србије, а на улазу у службену просторију истичу се лична имена, функција или радно место лица који у њој раде. На одговарајућем месту унутар зграде истиче се распоред просторија органа државне управе што се уклапа у појам канцеларијског пословања у ширем смислу.
Законом о државној управи предвиђа да се одредбе овог закона о канцеларијском пословању примењују не само на органе државне управе, већ и на службе Народне скупштине, председника Републике и Владе, као и на све имаоце јавних овлашћења када врше поверене послове државне управе, као и на органе аутономних покрајина, општина, градова и града Београда.
Уредбом о канцеларијском пословању органа државне управе је предвиђено да канцеларијско пословање обухвата: примање, прегледање, распоређивање, евидентирање, достављање у рад и отпремање поште, административно-техничко обрађивање аката, архивирање и чување архивских предмета, излучивање безвредног регистратурског материјала и предаја архивске грађе надлежном архиву, праћење ефикасности и ажурности рада органа државне управе, предузећа и других организација када воде управни поступак решавајући о правима, обавезама и правним интересима грађана и других странака. Упутством о канцеларијском пословању органа државне управе ближе се утврђују правила канцеларијског пословања.
Уредбом о категоријама регистратурског материјала с роковима чувања утврђују се категорије регистратурског материјала који је настао у раду органа и утврђују се рокови за чување тог материјала.
Сви наведени прописи примењују се и на службе Народне скупштине, председника Републике и Владе, органа општина, градова, града Београда и аутономних покрајина када врше поверене послове државне управе из оквира права и дужности Републике, као и на предузећа и друге организације када врше јавна овлашћења.

Поред наведених прописа одређена правила канцеларијског пословања садржана су и у Закону о оверавању потписа, рукописа и преписа, Упутству о облику и начину вођења уписника и о начину оверавања потписа, рукописа и преписа и Закону о републичким административним таксама.
Законом о оверавању потписа, рукописа и преписа уређује се оверавање потписа или рукописа и потврђивања њихове аутентичности односно, оверавање преписа и потврђивање истоветности преписа са његовом изворном исправом.
Упутством о облику и начину вођења уписника и о начину оверавања потписа, рукописа и преписа утврђује се облик и начин вођења уписника и ближе се уређује начин оверавања потписа, рукописа и преписа.
Законом о републичким административним таксама уређују се републичке административне таксе. За списе и радње у управним стварима, као и за друге списе и радње код институција, државних органа и организација, органа територијалне аутономије и локалне самоуправе у вршењу поверених послова и организација која врше јавна овлашћења, плаћају се таксе у износима прописаним Тарифом републичких административних такси, која је саставни део закона.

3. ОСНОВНИ ПОЈМОВИ У КАНЦЕЛАРИЈСКОМ ПОСЛОВАЊУ

У канцеларијском пословању употребљавају се речи и изрази чије је значење утврђено у прописима о канцеларијском пословању органа државне управе или су опште прихваћени у пракси и имају следећа значења:
поднесак је сваки захтев (односно образац који се користи за аутоматску обраду података), предлог, пријава, молба, жалба, приговор и друго саопштење којим се грађани, правна лица и друге странке обраћају органима државне управе;
акт је сваки писани састав којим се покреће, допуњује, мења, прекида или завршава нека службена радња органа државне управе;
прилог је писани састав (документ, табела, графикон, цртеж и сл.) или физички предмет који се прилаже уз акт ради допуњавања, објашњења или доказивања садржине акта;
предмет је скуп свих поднесака, аката и прилога који се односе на исто питање или задатак и као такви чине јединствену целину;
досије је скуп више предмета који се односе на исту материју или на исто правно или физичко лице;
фасцикла је скуп више предмета или досијеа који се после завршеног поступка чувају сређени у истом омоту (кутији и сл.);
роковник је место у писарници где се држе предмети у којима поступак није окончан и то за време када се на њима ништа не ради;
регистратурски материјал чине предмети и акти, електронски, фотографски и фонографски снимци и на други начин састављени записи и документи, књиге и картотеке о евидентирању тих списа, записа и докумената, као и микрофилмови о њима, примљени и настали у раду органа државне управе;
архивска грађа представља писани, цртани, штампани, фотографски, филмовани, фонографски, електронски и на други начин забележени изворни и репродуковани документарни материјал од посебног значаја за историју, културу и друге потребе, који је настао у раду органа државне управе, предузећа и организација у вршењу јавних овлашћења, без обзира када је настао;
пријемна канцеларија је службена просторија - канцеларија у којој се обављају следећи послови: информисање и пружање стручне помоћи странкама за састављање поднесака; непосредни пријем поднесака од странака; елементарно обавештавање странака о стању решавања њихових захтева и других поднесака, као и решавање одређених предмета;


lektira, studentski, poslovna, megatrend, diplomski radovi , magistarski radovi, maturalni radovi, diplomski rad, eseji, maturski radovi, seminarski radovi, diplomski radovi, master radovi, magistarski radovi, domaci radovi, domaci zadaci, projekti, maturalni, maturalne radnje, seminarski, maturski, diplomski, ekonomija, ekonomski, pravo, prava, menadzment, marketing, instalacija, tutorijal, tutorijali, tutorial, baze, baza, sistemi, informatika, ekonomika preduzeca, analiza, racunovodstvo, bankarstvo, osiguranje, spoljnotrgovinsko poslovanje, poreski sistem, politika, inteligencija, psihologija, sociologija, geografija, etika, kultura, fizika, seminarski rad, maturski rad